Comment gagner du temps : 16 actions pour se libérer du temps

La gestion du temps est essentielle afin d’être productif. Il est nécessaire de savoir traiter ses emails en temps et en heure, d’appréhender les tâches urgentes, de gérer des plannings, de gérer son temps en faisant une liste de tâches et en sachant prioriser, dire non ou encore bannir la procrastination. Savoir comment gagner du temps s’apprend.

Mieux gérer son temps, c’est aussi ne pas perdre de temps, gérer les interruptions et imprévus. En d’autres termes, il faut avoir une organisation personnelle, une bonne gestion de certaines tâches et travailler avec efficacité… à organiser son emploi du temps !

Il existe différents conseils fondamentaux qui permettent de gagner du temps, et également quelques avis que vous pouvez suivre afin de gagner en efficacité.

 

Les principaux conseils pour savoir comment gagner du temps  

 

1. La liste des tâches

Le fait de s’aider de post-it ou d’une liste de tâche vous permettra de noter au fur et à mesure les tâches à réaliser et d’actualiser régulièrement les missions qui vous sont confiées. Il existe différents outils numériques si vous préférez de tels supports, à l’instar d’Evernote. Une fois les listes de tâches indiquées, vous n’aurez plus qu’à prioriser, ce qui n’est pas aussi simple… !

 

2. Les priorités 

Gérer ses priorités, cela requiert aussi de prendre le temps de planifier afin d’augmenter son efficacité. Apprendre à s’organiser est un travail de tous les jours et vous vous devez de consacrer votre temps à l’anticipation afin d’avoir une meilleure organisation du travail. Améliorer sa productivité dans sa vie personnelle et accroître sa productivité est aussi important que pour ce qui concerne la vie personnelle.

 

3. La planification pour savoir comment gagner du temps 

Il est nécessaire de planifier l’ensemble de vos priorités afin de gagner du temps. Cela est d’une importance capitale ! Une tâche a plus de chance d’être réalisée (mieux et plus rapidement) si elle est planifiée et notée dans votre agenda, dans votre planning ou dans votre organisateur de vie.

 

4. Avoir de bonnes raisons de se lever le matin

Vous devez vous approprier les raisons qui vous poussent à vous lever le matin. Celles qui vous incitent à travailler et à vous atteler à la tâche. Vous pouvez régulièrement vous poser la question « pourquoi ». Pourquoi est-ce que je travaille sur ce projet ? Pourquoi ai-je envie de gagner de l’argent ? etc. Si vos réponses à vos « pourquoi » ne vous satisfont pas, peut-être est-il nécessaire de se remettre en question.

 

5. Déléguer, déléguer et déléguer

Apprenez à faire confiance, à déléguer, à intégrer les qualités de vos collaborateurs afin de savoir quelles sont les personnes idéales pour déléguer tel projet ou déléguer telle tâche complexe, telles fonctionnalités dans votre produit ou votre service. Déléguer est un travail de tous les instants, car vos collaborateurs feront des erreurs (humaines) et il faudra réapprendre à faire confiance. Déléguer, cela requiert également d’admettre qu’on a besoin d’aide (pas facile pour celles et ceux qui se prennent pour des super héros des temps modernes… !) Dès lors que vous commencerez à comprendre le temps précieux que vous gagnez à déléguer. Vous n’allez plus vous passer de déléguer, pour le meilleur et pour le pire !

 

6. Fixez-vous des échéances pour savoir comment gagner du temps

Déléguer oui, mais avec des échéances préétablies et réalistes afin que vos collaborateurs ne se découragent pas. Ces échéances vous concernent, que la tâche requise vous prenne une heure ou qu’il s’agisse d’un projet qui s’étale sur des mois. Il convient de découper les tâches en échéances, de réserver le temps disponible afin de ne pas dépasser et de s’inspirer de la loi de Parkinson.

 

7. Une seule chose à la fois

Si vous souhaitez gagner du temps, vous devez intégrer le fait que le multitâche ou le multitasking vous fera perdre du temps. Cela n’a rien à voir avec l’intelligence. Notre cerveau n’est pas conçu pour réaliser plusieurs tâches en même temps. Ainsi, l’essentiel est de se consacrer à une seule tâche à la fois. Sachez que cela prend à notre cerveau environ 20 minutes à se reconsacrer à une tâche après s’en être éloigné. 

 

8. L’importance des breaks

Faites des pauses si vous désirez être efficace, car cela vous permet de gagner du temps sur le long terme. Votre cerveau se repose l’espace de quelques minutes (10 min, 30 min, 1 heure) avant de se remettre au travail, et être d’autant plus productif. C’est le principe de la méthode Pomodoro.

 

9. Pratiquer une activité physique 

Au-delà des pauses indispensables, votre corps doit se dépenser. Nous ne sommes pas faits pour rester assis toute la journée assis. Nos positions, nos postures et nos activités sont « contre nature ». Ainsi, il est important, pour être plus efficace, de pratiquer une activité physique. Si vous n’aimez pas faire de sport (ni souffrir…), vous pouvez marcher à raison de deux heures environ par jour. Cela permettra d’améliorer considérablement votre qualité de sommeil. Vous pouvez également revoir vos modes de transport et agir en conséquence afin d’améliorer votre condition physique.

 

10. Évitez les distractions

Les distractions font perdre un temps précieux et elles sont partout, quand bien même vous devez gérer certaines urgences. Apprendre à gérer les distractions qui vous entourent, surtout si vous travaillez depuis votre domicile, est indispensable.

 

Notre avis sur les astuces pour savoir comment gagner du temps  

 

11. Savoir changer ses habitudes

Le fait de savoir changer ses habitudes permet d’être flexible, et donc de gagner en proactivité ainsi qu’en productivité. Vous vous adaptez à votre environnement, vous itérez votre emploi du temps et vous êtes acteur du marché ou du secteur d’activité auquel votre entreprise appartient. In fine, cela vous permet de gagner du temps, vous prenez de l’avance grâce à vos capacités d’anticipation.

 

12. L’importance du contrôle pour savoir comment gagner du temps 

Le contrôle, le contrôle, et toujours le contrôle. C’est vrai lorsque vous déléguez (la confiance n’exclut pas le contrôle), cela s’applique concernant la législation en vigueur, le règlement de la facture par vos clients, la confirmation des RDV… le contrôle permet de s’assurer du respect des échéances, et d’éviter d’éventuelles mauvaises surprises. Et donc de gagner du temps…

 

13. La productivité grâce aux outils

Il existe différents outils informatiques qui peuvent vous permettre de gagner en productivité. L’idéal est de regrouper vos besoins dans un seul et même logiciel comme un organisateur de tâches, un agenda, des courriels. L’ensemble de ces services peuvent être concentrés au sein d’un seul et même outil (Gmail, Outlook…).

 

14. Le papier

Hormis les post-its, le papier est à proscrire. Vos comptes-rendus de rendez-vous réalisés sur des feuilles volantes présentent le risque de se retrouver dans la poubelle plus rapidement que prévu. En utilisant du papier, vous pouvez perdre en efficacité. De plus, les supports papier sont chronophages. Il est préférable d’indiquer ce que vous souhaitez noter directement par l’intermédiaire d’un support numérique.

 

15. Le temps de transport

Pour gagner du temps, vous pouvez optimiser votre temps de transport. Il est tout à fait possible d’apprendre, d’évaluer, de travailler, et d’analyser alors que vous êtes dans les transports. Cela dépend évidemment de votre capacité de concentration, mais ce temps peut être utilisé. Si ce n’est pas dans le cadre du travail, pour des considérations plus personnelles, vous pouvez télécharger des livres audios ou même en profiter pour méditer…

 

16. Votre téléphone est un outil indispensable

Non, votre téléphone ne doit pas être utilisé pour aller sur les réseaux sociaux, considérés par certains comme un fléau de nos sociétés modernes. 

Planifier son temps, faire de la gestion de projet, gagner en efficacité professionnelle, optimiser son organisation, gérer vos priorités, hiérarchiser… Votre smartphone peut être utilisé pour réaliser des enregistrements, pour gagner du temps en y indiquant votre emploi du temps, ou encore pour chronométrer les tâches que vous réalisez et ainsi gagner en efficacité concernant votre temps de travail. 

Votre téléphone est votre réveil. Il peut vous permettre de vous relaxer, de consulter vos mails et de les traiter en moins de 2 minutes (David Allen), vous accompagner dans vos exercices physiques (nombre de kilomètres parcourus…). En faisant de lui un allier et en l’utilisant à bon escient, votre smartphone peut devenir votre meilleur ami en termes de productivité.

 

En conclusion pour savoir comment gagner du temps

La gestion du temps de travail doit faire partie de vos priorités de formation : planifier sa journée, prendre le temps d’organiser son planning et développer sa capacité à s’organiser sont autant de qualités qu’il est possible de développer.

Aussi, l’efficacité au quotidien requiert de la pratique. Vous ne pourrez pas être productif et efficace au maximum de vos capacités du jour au lendemain.

Vouloir gagner du temps, c’est aussi faire preuve de témérité. Choisir ses priorités permet d’être efficace, mais rappelons que rien ne sert de prévoir sans agir : « la valeur du succès réside dans l’action » (Albert Einstein) !

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.