Comment gérer son temps pour s’assurer d’accomplir l’important ?

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Sans surprise, gérer son temps efficacement, gérer son emploi du temps et avoir une organisation personnelle irréprochable permet de gagner en efficacité, de se libérer du temps pour gérer les projets à long terme et surtout de prendre le temps pour profiter des moments en famille et entre amis. Alors, comment gérer son temps ?

Pour cela, encore faut-il prendre le temps pour s’organiser, qu’il s’agisse de sa vie professionnelle ou personnelle. Les voleurs du temps nous conduisent souvent à la procrastination, notre mauvaise gestion du stress rend notre esprit brouillon et notre incapacité à gérer les priorités amoindrit notre productivité personnelle.

Savoir gérer son temps est une compétence à part entière. Déléguer, savoir dire non, gestion des flux de mails, des imprévus, des tâches urgentes, des distractions… Mieux gérer votre temps et planifier son temps est un travail de tous les jours et il est possible de suivre une formation en gestion du temps afin d’être mieux organisé.

Comment gérer son temps pour s’assurer d’accomplir l’important ?

 

1. La gestion du temps, un sujet qui nous concerne tous

Que l’on soit un entrepreneur indépendant, un employé et/ou un consultant, voire un étudiant, il est nécessaire de mieux gérer notre temps ainsi que nos priorités afin d’être efficace et d’atteindre nos buts.

Le plus tôt possible est le mieux.

 

La gestion du temps, un défi à relever

Selon le centre d’observation de la société, « 95% des plus de 12 ans sont équipés d’un téléphone mobile selon le Crédoc (données 2018), contre 11% en 1998 ; 76% disposent d’un ordinateur et 86% d’un accès à Internet fixe, contre respectivement 23 % et 4 % en 1998 ».  

Le fait de savoir gérer son temps dans nos sociétés contemporaines tient du miracle ! Nous n’avons jamais été autant sollicités qu’à notre époque, notamment en raison des nouvelles technologies et des réseaux sociaux. 

Sur ce point, notons qu’environ « 76% des Français utilisent les réseaux sociaux ». Ces derniers y passent en moyenne 2h25 par jour.

 

Comment gérer son temps : la gestion des distractions en 2021

Vous pouvez donc maîtriser votre temps à la seule condition que vous sachiez gérer vos addictions éventuelles et apprenez à vous contrôler. Il s’agit de « reprendre les commandes de votre temps » et de vous astreindre à un emploi du temps spécifique, sans prêter attention aux distractions qui vous entourent.

Cela vous permettra à terme d’éviter le burn-out, et surtout de ne pas culpabiliser lors de vos temps libres. Ces moments indispensables que vous vous accordez pour gagner en productivité.

 

La gestion du temps, une prise de conscience !

Dans leur ouvrage intitulé Apprendre à s’organiser, c’est facile ! Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt affirment que vous avez deux possibilités. Soit, vous subissez les choses et elles s’imposent à vous. Soit, vous choisissez ce que vous voulez faire et vous imposez les choses.

Gérer son temps, c’est donc avant tout choisir de prendre sa vie en main.

 

2. L’organisation du temps : un défi de nos sociétés modernes 

Bien qu’il s’agisse d’un grand défi à relever, la gestion du temps est possible. Il existe pour cela différents outils indispensables dont vous pouvez vous inspirer.

 

Faites le point dans votre vie pour mieux savoir comment gérer son temps

Dans la mesure où vous décidez de commander votre temps, vous devez réfléchir et déterminer ce que VOUS voulez.

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Le premier point est donc de se demander ce que vous souhaitez et donc les activités dans lesquelles vous souhaitez investir du temps : travail, famille, amis, associatif, sport, lecture, etc.

Pêle-mêle, rassemblez de manière désordonnée tout ce que vous voudriez faire dans votre vie, ce qui vous inspire, vos rêves et vos envies ! Ne lésinez pas, la liste peut être aussi longue que celle de vos désirs les plus fous.

Vous pouvez ensuite décider de ce que vous voulez faire. Difficile d’apprendre à gérer votre temps s’il faut vous arracher du lit tous les matins pour faire un travail que vous aimez moyennement voire que vous détestez.

Il ne s’agit pas de tout plaquer pour partir à l’aventure, mais bien d’établir une stratégie, une porte de sortie avec un plan défini que vous pourrez itérer. Vous pouvez consacrer au maximum deux heures par jour pour y réfléchir sérieusement avant de « sauter le pas ».

 

Gérer son temps, c’est gérer ses priorités 

Le contrôle de votre temps requiert la gestion des priorités.

La matrice d’Eisenhower permet de déterminer les priorités et donc ce qui est urgent et ce qui est important, et de conjuguer ces deux aspects avec l’objectif de prioriser efficacement.

Ce qui est urgent et important doit être programmé en priorité. Certains aspects non urgents, mais par ailleurs importants doivent être programmés à l’avance (planification). Aussi, vous vous devez de gérer ce qui est urgent, mais non essentiel, car ce qui n’est pas important aujourd’hui le deviendra demain.

 

L’importance de la régularité

La régularité est d’une importance capitale pour parvenir à gérer son quotidien, et à tenir un rythme sur le long terme, et pour atteindre des objectifs.

La régularité, ou la routine permettent d’atténuer les angoisses, d’être en « pilotage automatique » et de ne pas se poser des questions dans les tâches qui nous incombent et ainsi de gagner en efficacité dans la mesure où celles-ci sont pensées avec anticipation.

Pour cela, il est important de prendre en considération votre rythme personnel. Êtes-vous plutôt du matin ? Du soir ? Avez-vous besoin de faire une sieste ? Combien de temps de sommeil avez-vous besoin ? Comment fonctionne votre horloge biologique ?

 

La pratique d’une activité physique 

Faire du sport est essentiel. Et cela est d’autant plus vrai si votre activité est sédentaire. Il est important de pratiquer du sport régulièrement, de sortir de chez vous tous les jours, d’aller marcher, de prendre l’air, de flâner et de vous dégourdir les jambes et l’esprit.

 

Comment gérer son temps : les outils de gestion du temps

Les outils de gestion du temps renferment une dimension technique qu’il est nécessaire de maîtriser. La priorisation est indispensable, et la gestion de ces priorités requiert une parfaite gestion du temps. 

Il existe de nombreux outils qui vous permettent de gérer votre temps.

Tout d’abord, l’agenda est indispensable, car sa fonctionnalité est d’organiser votre emploi du temps et d’agir volontairement sur vos journées. Ensuite, le gestionnaire de tâches permet de condenser la « todo list » dans un seul outil et de ne pas s’éparpiller.

La gestion du temps par l’intermédiaire de l’agenda 

Outlook, Google Agenda, Google Calendar, ou encore Doodle, il existe de nombreux agendas que vous pouvez utiliser. Et ce, afin de partager votre emploi du temps avec votre collaborateur, et notamment avec les personnes à qui vous déléguez votre travail.

L’agenda a désormais la fonction d’assistant administratif dans la mesure où vous avez des rappels associés aux tâches et pouvez envoyer des confirmations de réunions afin qu’elles soient intégrées directement à votre dashboard. Vous pouvez aussi vous procurer un agenda papier, dont l’aspect plus personnel et confidentiel peut vous séduire.

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Organiser son temps grâce au gestionnaire de tâches 

Le gestionnaire des tâches vous permettra d’évaluer la liste des tâches à faire, de les assigner au bon moment aux bonnes personnes. Ceci, afin de gagner en efficacité lors de vos journées de travail. Bien qu’il existe de nombreux logiciels gratuits vous permettant de gérer vos tâches, un gestionnaire de tâches peut également être utilisé dans un cadre plus personnel et prendre la forme de simples post-it.

 

Comment organiser son emploi du temps ? 

L’emploi du temps vous permettra de programmer à l’avance l’ensemble de vos tâches à réaliser, et ce dans l’ordre chronologique. Qu’il s’agisse d’un emploi du temps, d’un agenda ou d’un planning, l’objectif est le même : gagner en efficacité.

Les plannings hebdomadaires peuvent intégrer vos loisirs, vos dîners entre amis et les activités extra-scolaires de vos enfants. Certains préféreront conserver un planning professionnel et un planning personnel distinct, mais l’idéal est de condenser ces deux aspects de votre vie afin d’éviter les doublons.

Le planning n’est certainement pas gravé dans le marbre. Votre temps de travail peut être sous-évalué ou surévalué. Il est donc nécessaire de procéder à des itérations régulières. 

Organiser son emploi du temps est un apprentissage de tous les jours, dans la mesure où vous apprenez au fur et à mesure à évaluer le temps nécessaire pour chacune des tâches que vous vous assignez. 

Les outils de gestion du temps permettent de vous accompagner dans cette gestion dans la mesure où ils sont facilement ajustables. Votre emploi du temps peut être évalué chaque semaine, voire chaque mois et éventuellement chaque trimestre. 

Cela dépendra évidemment de votre degré de visibilité. 

Aussi, votre emploi du temps doit comprendre des temps libres que vous allez consacrer aux imprévus.

 

L’exécution du planning pour savoir comment gérer son temps

Nous sommes humains, et donc sujets à ne pas respecter les plannings que nous établissons. Voici quelques conseils :

Éviter le multitasking

Notre cerveau mettrait en moyenne 20 minutes pour se reconcentrer sur une tâche. Dès lors que vous commencez à faire quelque chose, allez donc jusqu’au bout. Cela vous fera gagner du temps. C’est la loi de Carlson qui nous dit que l’interruption est la pire des choses pour être efficace.

Ne pas procrastiner

Il est normal de procrastiner, dans une certaine mesure. Lorsque la tâche qui vous incombe n’est pas urgente, vous avez la possibilité de la replanifier. En revanche, lorsqu’une tâche vous prend moins de deux minutes, autant la traiter immédiatement. La planification de cette dernière prendrait plus de temps que la tâche elle-même.

 

Gagner du temps pour se libérer du temps

Il est tout aussi important de planifier que de réduire la charge de travail quotidienne afin de libérer du temps pour soi. L’objectif de la gestion du temps est précisément de libérer du temps pour se consacrer à des activités qu’on aime et qui nous rendent heureux.  

Une fois votre gestion du temps accomplie, vous pouvez vous consacrer pleinement et entièrement à votre vie personnelle. 

Mettez de côté le superflu et procédez à la gestion du temps uniquement pour… se libérer du temps !

 

Conclusion : Pourquoi savoir comment gérer son temps ?

Gérer votre temps vous permettra de contrôler votre vie et d’améliorer l’estime que vous avez de vous-même et de renforcer votre confiance en vous. Gérer efficacement atténue le sentiment d’anxiété, permet de gagner en efficacité, crée un sentiment d’accomplissement et vous permet de vous consacrer à vos passions.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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