Gestion des mails : 9 conseils pour réussir et 4 astuces pour aller plus loin

Il peut nous arriver de laisser s’accumuler des dizaines, des centaines, voire des milliers de mails sur notre messagerie et être dans l’incapacité de procéder au paramétrage de notre boîte mail. C’est alors que nous aurions potentiellement besoin d’aide. C’est précisément l’objet de cet article. En effet, à l’heure du numérique et des courriers électroniques, comment avoir une bonne gestion des mails ?

Il est tout à fait envisageable de configurer son adresse mail ou ses autres messageries, espace de stockage, pièces jointes, boîte mail, spams, courriels reçus, identifiants, emails indésirables… cela est cependant relativement complexe et nécessite quelques connaissances techniques.

In fine, une telle gestion est nécessaire, car elle permet d’améliorer son organisation et de gagner en efficacité. Voici 9 conseils pour une bonne gestion des mails et 4 astuces pour aller plus loin.

La gestion des mails : quels conseils ? 

Connectez-vous à votre adresse électronique personnelle ou votre adresse professionnelle et commencez dès maintenant à y voir plus clair.

1. Identifiant et mot de passe préenregistré

Cela paraîtra évident pour certains, moins pour d’autres. Il est essentiel de préenregistrer votre adresse mail ainsi que votre mot de passe. Ceci est valable, pour chaque compte de messagerie que vous possédez.  

Chrome de Google (à télécharger) vous propose par exemple et généralement de préenregistrer vos identifiants et mots de passe lorsque vous les renseignez. Vous devez tout simplement accorder l’autorisation pour chaque nouveau compte et/ou compte email créé.

2. Savoir gérer la corbeille pour une bonne gestion des mails

Gérer votre messagerie, cela suppose d’être conscient de la capacité de stockage de vos emails. 

Certains seront plutôt d’avis d’écrémer, de supprimer au maximum, d’autres (plus prévenants) préféreront garder autant que possible les courriels éventuellement importants.

Dans le cas où vous appartenez à la seconde catégorie, il sera nécessaire d’apprendre à placer vos courriers électroniques par catégories prédéfinies.

3. Les catégories de la boîte de réception

Le fait de n’avoir qu’une seule adresse dédiée est un choix qui appartient à chacun d’entre nous. Cela dépendra du secteur d’activité dans lequel nous travaillons ainsi que notre statut (salarié, indépendant, chef d’entreprise…).

Mail professionnel/mail personnel

L’une des premières catégorisations consiste, dans le cas où vous n’avez qu’une seule adresse de messagerie, à distinguer ce qui est personnel de ce qui est professionnel.

À traiter ou déjà traité

Aussi, vous pouvez créer des libellés en fonction des mails qu’il est nécessaire ou non de traiter. 

Votre boîte de réception doit ainsi mettre en valeur les éléments que vous devez traiter en priorité. Une catégorie « À TRAITER » doit donc figurer à gauche de votre boîte de réception, là où vous recevez vos emails. Cela peut être tout simplement votre boîte de réception. Vous n’y laisserez que ce qui doit être traité.

Il faudra ensuite définir une plage horaire dédiée au traitement des mails « À TRAITER ».

4. Le choix des catégories d’emails pour une bonne gestion des mails

L’une des possibilités qui s’offre à vous est de trier les mails en fonction des thèmes : « administratif salarié, » « mails entretiens, » « litiges, », etc. Dès qu’un nouveau sujet émerge, il est possible de créer une nouvelle catégorie afin d’y stocker les mails concernés.

Idéalement, les mails ne doivent pas rester trop longtemps dans la boîte de réception et être gérés le plus rapidement possible.

5. Traiter les mails qui durent moins de 2 minutes en priorité

Cette astuce préconisée de manière plus générale par David Allen dans la méthode Getting Things Done peut s’appliquer. Lorsque vous souhaitez commencer à traiter votre boîte mail ou votre dossier « À traiter », supprimez et traitez en premier tous les emails qui vous prennent moins de 2 minutes.

Cela vous permettra de vider une bonne partie de votre messagerie et de réduire votre charge mentale.

6. Newsletters et spams dans la gestion des mails

Spams ou newsletters ?  Vous pouvez définir les mails appartenant à la catégorie des spams de ceux appartenant aux newsletters. Pour ce qui concerne les mails de cette dernière catégorie : les lisez-vous ?  

Les mails peuvent être organisés en conséquence, à savoir les mails à bloquer, les désinscriptions des mails reçus et non désirés et enfin les mails désirés.

Il est nécessaire de créer une catégorie dédiée à cette newsletter en particulier, que vous souhaitez continuer de recevoir, et éventuellement conserver. 

Vous pouvez aussi créer une « boîte dédiée à recevoir ces mails en particulier ». Sur Gmail, il est possible de rediriger les mails, en dehors de la boîte de réception principale. Le domaine des adresses email suffit dans un tel cas.

7. Classer les mails grâce à l’objet

Il est envisageable de retrouver ses emails plus facilement, en fonction de l’objet défini. 

Par exemple, lorsque vous vous adressez à un client, vous pouvez définir son nom, le nom de l’entreprise, et le type de rendez-vous concerné. 

Cela vous permettra de retrouver plus facilement les mails que vous recherchez.

8. Les temps dédiés à la consultation (et au tri) des mails

Il est nécessaire de déterminer des plages horaires dédiées au traitement des mails.

Pour cela, certains conseils sont proposés.

Tout d’abord, il est fortement déconseillé de traiter ses mails dès leur réception. Ne les traitez pas non plus au sauter du lit ni tôt le matin, car cela pourrait être chronophage. Vous pouvez cependant les consulter régulièrement, par exemple avant de partir en pause déjeuner, lorsque vous commencez à « avoir un creux, » soit tous les jours, soit tous les deux jours, soit tous les trois jours. 

Également, il est envisageable de profiter des temps de trajet pour traiter vos mails !

9. Maîtriser les fonctionnalités pour une bonne gestion des mails

Les notifications 

Dès lors que vous recevez des mails, il est possible que vous en soyez informé par l’intermédiaire des notifications. Posez-vous bien la question de l’intérêt de telles distractions concernant vos arrivées de mails.

Si vous définissez des plages horaires durant lesquelles vous traitez vos mails, pourquoi être prévenu en direct de l’arrivée de vos courriels ? 

Ainsi, les mails professionnels (ou personnel) sont consultables indépendamment des notifications.

Les rappels 

Mieux gérer ses mails, cela suppose de savoir quels sont les mails importants et donc urgents à mettre en évidence. 

Cela est possible grâce aux drapeaux « importance haute » d’Outlook par exemple.

Les événements et tâches

Il est possible de « connecter » les mails à l’agenda et aux événements. 

Ces derniers sont intégrés au planning.

Le tri automatique 

Les notifications de l’ensemble de vos appareils connectés doivent être paramétrées. C’est notamment le cas de vos notifications de l’application Gmail pour laquelle vous pouvez choisir d’être notifié des messages importants uniquement. Votre boîte de réception est ainsi intelligente.

L’appli Mail, par exemple d’Apple, vous permet de gérer les messages entrants et d’automatiser des tâches. Elle permet de définir une règle qui s’applique à l’ensemble des courriels.

Ce type de boîte aux lettres « intelligente » peut vous permettre de gagner en efficacité, et donc en productivité, à l’instar d’une boîte aux lettres autonome.

Et si on allait plus loin dans la gestion des mails ?

1. Les alternatives aux emails

En dépit de vos efforts, le volume des mails est trop important. Des alternatives telles que Slack, ou encore Google doc, Flow, Trello permettent de limiter éventuellement les échanges de mails.

Une plateforme de référence permet d’échanger des messages interactifs et de mener à bien des projets efficacement. 

Cela peut donc permettre de limiter le flux de mails, ce qui est profitable à tous.

2. La boîte de réception comme « outil de travail »

Toutes les boîtes de messagerie professionnelles ont des fonctionnalités que vous devez connaître, et exploiter !

Répertoires, tri intelligent des emails, les possibilités sont immenses. Classer et archiver vos messages, insertion des événements et de leurs informations clefs, les boîtes mails sont décidément de précieux outils d’aide à l’organisation.

Vous pouvez donc changer de perspective quant à votre messagerie électronique et désormais la considérer comme un TRIEUR !

3. La nécessité de la déconnexion pour une bonne gestion des mails

Cela peut paraître paradoxal, mais il est nécessaire d’apprendre à déconnecter afin de gérer au mieux ses emails professionnels et personnels ! Pour cela, rien de mieux qu’une organisation adéquate : 

• Vous devez réfléchir à télécharger l’application de votre boîte de messagerie professionnelle sur votre téléphone personnel.
• Idéalement, les notifications doivent être désactivées lors de certains horaires (tôt le matin, en soirée, voire en continu).
• Exprimez votre « droit à la déconnexion » reconnu sur le plan légal.

4. Les règles de bonne conduite

Quelques règles de « bonne conduite » peuvent être suivies afin de gérer au mieux vos emails. Comme nous l’avons vue, la règle des deux minutes est par exemple indispensable. Si vous êtes sur votre boîte mail en train de traiter vos courriels et recevez un message, vous pouvez le traiter immédiatement si cela vous prend moins de deux minutes.  

Aussi, votre plage horaire permettant de traiter vos mails doit être limitée dans le temps. Les emails doivent être traités au fur et à mesure de leur réception.

Nous l’avons déjà souligné, les notifications doivent être paramétrées à bon escient. Les alertes email sont des distractions qui peuvent nuire considérablement à votre concentration. Il est donc essentiel de désactiver les notifications afin d’être plus performant, et donc de gagner en productivité.

Bien qu’il soit nécessaire d’être réactif, ce qui est important est surtout d’être efficace au quotidien, afin de ne pas perdre de temps inutilement.

Gestion des spams (antispam), synchronisation, webmail, service de messagerie intelligent, compte mail téléchargé, calendriers, adresse mail professionnelle, carnet d’adresses, gestion de plusieurs adresses email… des tutoriels existent, qu’il s’agisse de votre messagerie Hotmail, de votre adresse Outlook (Microsoft Outlook), de votre adresse Gmail, ou d’un autre logiciel de messagerie ou fournisseur de messagerie. 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.