Gestion des priorités : 4 clés pour améliorer votre gestion du temps

Une gestion parfaite du temps est presque impossible, car personne n’en est réellement maître. En effet, la meilleure façon de gérer notre temps est d’arriver à comprendre la notion de la gestion des priorités. Un travailleur, par exemple, a souvent un attachement particulier à son horaire de travail. Car le temps que va lui prendre l’exécution d’une tâche peut lui permettre de déterminer sa productivité. Ce qui est tout à fait normal !

Par ailleurs, avec des méthodes simples et pratiques, vous pouvez améliorer votre performance et profiter au mieux du temps. Grâce à ces méthodes, vous ferez une nette distinction entre les tâches dites prioritaires et les tâches dites secondaires. En arrivant à faire cette distinction, vous éviterez de perdre votre temps sur certaines tâches priorisées à l’avance.

Le responsable d’une équipe a toujours comme préoccupation ultime l’atteinte des objectifs de l’organisation. Avec une telle ambition, ce responsable peut avoir une longue liste de tâches à accomplir selon une hiérarchie bien définie. Et si toutes ces tâches devenaient tout à coup importantes ? Par laquelle commencer alors ?

Nous avons aussi parfois une longue liste de tâches quotidiennes à accomplir avec pour objectif de commencer par nos priorités. Avec la gestion des priorités, la tâche prioritaire qui occupait le plus notre temps peut toutefois devenir une tâche secondaire. L’inverse est également possible, à condition que ce soit une meilleure option.

Dans cet article, vous découvrirez 4 astuces utiles de gestion des priorités pour améliorer la gestion de votre temps.

 

1 – Profiter du principe 80/20 pour mieux gérer votre temps

Lorsque l’on part du principe que vous disposez d’une liste quotidienne d’une vingtaine de tâches à accomplir, seuls 20% de ces tâches sont vraiment utiles. Avec ces 20%, vous avez la possibilité d’atteindre vos objectifs. Toutefois, les 80% restant de ces tâches ne sont pas inutiles, mais peuvent vous rendre improductif. Il s’agit du principe de Pareto ou de la loi des 80/20.

Pour une meilleure explication, seuls 20% de votre temps peut vous permettre d’atteindre efficacement 80% de vos objectifs. Cela implique-t-il que pour mieux accomplir vos différentes tâches, vous devez réduire votre temps de travail ? Assurément non, car la gestion des priorités vous donne la possibilité de mieux répartir vos tâches afin d’être plus productif.

Avec une meilleure hiérarchisation des tâches à accomplir, vous pouvez comprendre et apprécier au mieux votre temps. Dans votre quotidien, si vous êtes le plus souvent seul dans vos activités, vous aurez du mal à progresser. L’inverse va considérablement vous faire gagner de temps et vous rendre plus productif. Que devez-vous faire ? Ne vous focalisez pas sur une tâche surtout si celle-ci peut être accomplie par quelqu’un d’autre. Par exemple, vous pouvez externaliser certaines tâches afin de vous libérer. Ainsi, vous aurez suffisamment de temps pour mieux vous concentrer sur les tâches plus importantes.

Ce principe fonctionne plus aisément lorsque vous déléguez certaines de vos tâches à d’autres personnes. Cette méthode vous permet de mieux vous concentrer sur les tâches plus importantes et ainsi d’éviter les pertes de temps.

 

2 – Libérer votre cerveau avec la méthode GTD pour une meilleure gestion de vos projets

Encore appelée la méthode Getting Things Done, cette approche fonctionne sur la base de stockage de toutes vos activités sur une liste. En effet, le cerveau humain arrive généralement à garder beaucoup de choses et peut également se souvenir d’un nombre incalculable d’autres choses. Pourtant, il peut être stressant de garder une liste de différentes tâches à accomplir avec leur temps d’exécution. Quand vous aurez à accomplir une dizaine de tâches sans oublier vos petites tâches intermédiaires, vous pourriez devenir très négligeant.

C’est David Allen qui a créé la méthode Getting Things Done. Elle consiste à ordonner et à traiter toutes les tâches pouvant occuper un temps donné. Et pour tirer un meilleur profit de cette approche, David Allen préconise de dresser toutes les tâches possibles sur une liste. Depuis vos tâches importantes ou prioritaires jusqu’aux tâches les plus insignifiantes. Il s’agit donc de dresser et d’organiser votre liste de tâches. Une fois que vous avez de toutes vos tâches sur cette liste, vous serez capable de les exécuter à temps. Ce qui permettra d’éviter les pertes de temps, surtout lorsque vous devez vous concentrer sur un grand nombre d’activités.

Avec la méthode GTD, vous avez la possibilité de ne pas mêler votre vie professionnelle à votre vie privée. En définissant clairement sur une liste vos différents horaires d’activité et d’inactivité, vous pouvez accorder du temps à toute chose.

Lorsque vous avez votre liste de tâche, vous pourrez savoir l’activité sur laquelle concentrer votre énergie dans un intervalle de temps donné. Cela vous évite l’oubli et la confusion dans l’accomplissement de vos tâches.

 

3 – Appliquer la matrice Eisenhower pour une bonne gestion des priorités

Inventée par le 34^e président américain Dwight Eisenhower, la matrice Eisenhower permet d’organiser avec efficacité les différentes tâches. Ce n’est donc pas par hasard qu’il occupe la 5^e place sur la liste des meilleurs présidents américains de tous les temps.

En effet, cette approche permet de prioriser les différentes tâches (grandes et petites) tout en sachant la tâche prioritaire. La matrice Eisenhower vous offre quatre possibilités de répartition de vos tâches. Et selon la liste des tâches à accomplir, vous pouvez évaluer et mesurer clairement vos activités afin d’être plus productif. Il s’agit de :

• la possibilité 1 : chose à faire immédiatement sans attendre (urgent et important),
• la possibilité 2 : ici, vous planifiez pour pouvoir mieux effectuer la tâche à accomplir (important, mais pas du tout urgent),
• 3ème possibilité : cette 3^e possibilité vous permet de bien connaître la nécessité de la tâche à accomplir, mais sans que vous ayez à vous en charger personnellement (pas important, mais urgent). C’est pourquoi l’on parle de la délégation,
• la possibilité 4 : c’est la classe des tâches à éliminer de votre liste de tâches (pas du tout urgent ni important). Avec cette dernière possibilité, vous pouvez vous défaire de toutes les tâches qui vous rendent improductifs et qui vous occupent inutilement.

Avec la matrice Eisenhower, vous serez plus productif. Elle vous évite des gestes et des actions inutiles qui occupent votre temps sans apporter un changement positif. Si vous vous servez de cette matrice pour répartir vos différentes tâches, vous saurez quelles sont vos priorités. Et quand l’on a, à l’avance, une idée de ses priorités, se focaliser là-dessus ne devient plus un problème de perte de temps, mais une urgence.

 

4 – Apprendre à faire une pause pour mieux gérer son temps

Être occupé tout le temps sans se donner une pause peut vraiment vous indisposer mentalement. Lorsque vous faites un grand nombre de mouvements par jour, il est probable qu’un jour vous ressentiez de la fatigue. La gestion des priorités passe également par une prise de conscience de son état de santé physique et psychologique.

Parfois, vos différentes priorités peuvent vous submerger au point que vous ne preniez plus de temps pour le repos ou pour une relaxation. Pour mieux gérer vos tâches prioritaires, vous devez vous accorder du temps pour des pauses.

Lorsque vous ne vous accordez pas de pauses avant de passer à une autre priorité, vous pouvez perdre du temps. Toutefois, cette perte de temps peut s’expliquer par le stress ou l’anxiété. Cela peut également s’expliquer par la fatigue, car plus vous vous sentirez fatigué, plus vous serez improductif.

De plus, prendre des pauses permet de prendre du recul. Ainsi, vous pourrez mieux prendre conscience de vos priorités et vous assurer d’être sur le bon chemin avec le bon objectif. Profiter pleinement de son week-end avec sa famille est aussi un excellent moyen de retourner au travail avec les idées claires.

N’hésitez donc pas à lâcher prise lorsque vous avez du mal à décider de vous priorités. Lorsque vous reviendrez sur le sujet, vous aurez les idées plus claires. Et comme le veut l’adage : « la nuit porte conseil ». Prendre soin de son sommeil pour laisser décanter vos problématiques vous permettra de mieux appréhender les situations pour mieux décider.

 

Ce qu’il faut savoir sur la gestion des priorités

La gestion des priorités peut vous permettre de mieux vous focaliser sur les tâches prioritaires. Identifier les tâches qui occupent inutilement votre temps vous permettra de devenir plus productif. Vous serez mieux organisé dans le temps et dans l’espace. Dans cet article, nous avons abordé 4 astuces utiles de gestion des priorités pour améliorer la gestion de votre temps. Il s’agit de :

• profiter du principe 80/20 pour mieux gérer votre temps,
• libérer votre cerveau avec la méthode GTD pour une meilleure gestion de vos projets,
• appliquer la matrice Eisenhower pour gérer de façon efficace votre temps,
• apprendre à se donner une pause pour prendre du recul.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.