Gestion du temps : 6 freins et 10 leviers pour bien gérer son temps

Le temps est difficile à définir. C’est à la fois « une durée indéterminée et continue » (CNRTL), ou encore une « continuité indéfinie, milieu où se déroule la succession des évènements et des phénomènes, les changements, mouvements, et leur représentation dans la conscience » (Le Robert). Communément, notre approche est de nous dire que les journées durent 24 heures. La gestion du temps est donc d’utiliser au mieux ces 24 heures par jour.

Comment bien gérer son temps quand on sait que « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent n’est que rarement important » (Dwight D. Eisenhower) ? Toujours est-il que la gestion du temps est centrale dans nos vies.

S’attarder sur des considérations philosophiques relatives au temps n’aurait pas vraiment de sens pour un esprit pragmatique tel que David Allen (Getting Things Done) pour qui « passer à l’action permet de se libérer l’esprit, » tout simplement. Oui, mais comment ? Par où commencer ? 

Gérer son temps est aujourd’hui devenu indispensable pour mener une vie équilibrée et si vous aussi désirez gérer votre temps au mieux, cet article est fait pour vous.

 

Les freins à la gestion du temps 

Être efficace quand il s’agit de planifier son temps, de gérer les tâches urgentes, de gérer votre temps et de faire face aux voleurs de temps n’est pas donné à tout le monde.  Gérer et organiser avec méthode, c’est aussi être confronté à de nombreux obstacles : 

 

1. L’absence d’objectifs est la première erreur en gestion du temps

Que ce soit à court, moyen ou long terme, si nous n’avons pas d’objectifs nous allons avoir des difficultés à nous mettre en dynamique. De plus, comment nous focaliser sur nos priorités si nous ne savons que vaguement là où nous voulons aller ? Toutes les tâches et actions risquent d’avoir la même saveur et il ne nous sera pas possible de décider.

 

2. Ignorer les 5 drivers

Taibi Kahler, célèbre psychologue américain, a mis en lumière 5 injonctions (liées à notre éducation) qui nous poussent à agir sans réfléchir. Nous devons donc savoir prendre conscience des moments où ces 5 drivers nous poussent à agir pour apprendre à nous en défaire s’ils ne sont pas pertinents. Les voici :

1. Sois parfait
2. Sois fort
3. Fais plaisir
4. Fais l’effort
5. Dépêche-toi

 

3. Ne pas faire confiance aux autres

Que ce soit dans le management, avec sa famille ou ses amis, savoir faire confiance c’est savoir déléguer. C’est essentiel dans la gestion du temps puisque cela vous permet de faire des économies de temps. Nous ne pouvons pas tout déléguer. Nous devons aussi ajuster en fonction de notre interlocuteur. Ainsi, nous ne délèguerons ni la même chose ni les mêmes responsabilités s’il s’agit d’un de nos collaborateurs ou de nos enfants.

 

4. Mal évaluer la durée d’une tâche entraine une mauvaise gestion du temps

Gérer le temps, c’est aussi être capable de prendre en compte dans son organisation personnelle la durée d’une tâche, le temps des transports, ou encore la gestion des emails. Si nous prévoyons trop de temps pour une tâche, nous risquons d’utiliser tout ce temps. Nous perdrons donc du temps.

À l’inverse, si nous ne prévoyons pas assez de temps pour une tâche, nous risquons d’empiéter sur celui des autres. Notre organisation pourrait être complètement chamboulée.

La quantité de temps est importante, mais le niveau de détail est aussi tout autant essentiel. Est-il nécessaire que nous mettions de la musique et autant de petites images dans notre future présentation ? Ce sera du temps utilisé, mais est-ce une bonne priorité ?

 

5. Mal évaluer le niveau de priorité d’une tâche

Une bonne gestion requiert du pragmatisme. Vous pouvez tout à fait penser qu’une tâche a de l’importance, alors qu’elle n’en a pas. Simplement, parce que vous mettez de l’affectif dans vos actions. Par définition, et cela rejoint le point mentionné plus haut, les actions sont concrètes et requièrent d’avoir l’esprit pratique.

Vous pouvez également être conduit à penser que cette tâche est importante parce que vous faites l’objet d’une pression inutile (hiérarchique, sociale, etc.). Enfin, comme nous l’avons, cela peut venir d’un manque d’objectifs.

 

6. Les voleurs de temps

Un autre frein à la (bonne) gestion du temps est un facteur extérieur. Ce sont les activités chronophages. Le savoir-dire est essentiel : dire non aux interruptions, non à la procrastination, non aux réseaux sociaux.

Selon la loi de Carlson, « l’interruption est le pire ennemi de la productivité ». Le multitasking est à proscrire pour organiser son temps puisqu’il faudrait à votre cerveau environ 3 minutes pour se reconcentrer sur une tâche. Il faut donc savoir dire non pour ne pas perdre du temps. Aussi, avoir un emploi du temps, vous y tenir et gérer les urgences doit être votre priorité n°1.

 

Comment bien gérer son temps ? 

Contrairement aux idées reçues, bien gérer son temps, c’est possible. Mais surtout, il est indispensable que vous trouviez votre équilibre entre : 

• Votre vie personnelle – temps libre, distractions
• La vie familiale, pour laquelle consacrer votre temps est impératif
• Votre sphère sociale – apprendre à libérer du temps, répondre aux sollicitations
• La vie professionnelle – évaluation de la charge de travail, efficacité du travail, et maximiser son efficacité, surtout si vous êtes chef d’entreprise

Pour cela, il est nécessaire de prendre du recul. Faites le bilan, et tentez d’abord d’identifier les freins à une bonne gestion de votre temps. 

Ensuite, vous pourrez définir vos axes d’amélioration.

 

1. La fameuse « liste des tâches à faire »

Pour cela, il existe la loi de Murphy, consistant à élaborer une liste des tâches à effectuer ainsi que les dates butoirs dans un planning, qui doivent toujours être établies après la date prévue. La raison ? Anticiper d’éventuels imprévus…

 

2. Se connaître et comprendre son niveau d’énergie 

Faites ce que vous avez à faire en fonction de l’énergie dont vous disposez. Si vous avez le cafard, concentrez-vous sur des tâches qui vous font du bien. Si vous êtes d’humeur à ranger, profitez-en pour classer et nettoyer, et si vous êtes fatigué, accordez-vous un temps de pause. Être productif ne veut pas dire travailler plus, mais travailler mieux. 

Pour David Allen, il vous suffirait « de penser aux bonnes choses au bon moment… pour accroître de manière spectaculaire votre productivité et votre créativité. »

 

3. Prendre des notes pour une bonne gestion du temps

Vous pouvez prendre des notes sur des questions que vous vous posez, sur des ouvrages d’auteurs que vous voulez lire, sur des idées que vous avez. Le simple fait de noter vous permet de mieux retenir.

 

4. Les tâches qui prennent moins de 2 minutes

« L’infâme règle des deux minutes est cruciale pour la gestion de ses mails » (David Allen). Il est possible d’améliorer son organisation en s’imposant la règle des deux minutes : tout ce qui prend moins de deux minutes, vous devez le faire immédiatement. Cette stratégie est idéale pour les procrastinateurs professionnels.

 

5. Le plus dur en premier

Dans la limite de votre niveau d’énergie, vous pouvez vous astreindre aux tâches les plus compliquées à réaliser, ou les moins attrayantes en premier. Ainsi, pour la plupart d’entre nous, on commencera par la comptabilité avant la mise en place des idées.

D’où la méthode « Eat that frog » ou « avaler le crapaud » de Brian Tracy. Ce n’est pas très appétissant, c’est difficile à mâcher et à déglutir. Pour autant, une fois que c’est fait, tout va mieux et tout passe plus facilement. Le plus dur et le plus important doivent donc être faits en priorité.

 

6. La lecture cursive

Lire rapidement est essentiel dans la gestion du temps, et vous pouvez vous imposer de telles lectures. Même si vous êtes d’un naturel « lent » et que vous vous égarez souvent sur des détails, cette stratégie vous est accessible. Ce n’est pas une histoire de capacités, mais d’entraînement.

 

7. Être séquentiel 

Il est important de comprendre que votre cerveau est incapable de bien faire deux choses en même temps en raison de sa nature duale. Raison pour laquelle nous sommes limités « dans nos capacités de raisonnement, de décision et d’adaptation ».

Pour ce faire, vous pouvez renforcer vos capacités séquentielles en vous inspirant de la loi d’Illich ou la méthode Pomodoro (« tomato timer ») en divisant « le travail en intervalles avec des sessions de travail de 25 minutes séparées par de courtes pauses de 5 minutes ». L’idée est donc d’alterner des périodes de travail intensives avec des périodes de pause.

 

8. Savoir gérer les priorités pour une bonne gestion du temps

Prioriser, hiérarchiser, cela veut dire gérer son temps de travail et gagner du temps. Définir ses priorités, fixer ses priorités, et être efficace, cela veut aussi dire répondre d’un plan d’action. 

La matrice Eisenhower permet de classifier vos priorités en 4 catégories : 

• Important et urgent : je fais
• Important et non urgent : je planifie
• Non important et urgent : je délègue
• Non important et non urgent : je supprime

Hiérarchiser ses priorités permet de comprendre dans quel ordre vous souhaitez définir vos priorités et devez réaliser la tâche assignée afin d’optimiser son organisation. De ce fait, il est possible d’améliorer son efficacité. Attention, il est important de rester flexible au risque d’être contre-productif.

 

9. L’usage des outils

Prendre le temps de s’organiser est essentiel. Les outils modernes, notamment l’informatique, sont indispensables à une gestion du temps performante. Organiser votre emploi du temps par l’intermédiaire du diagramme de Gantt permet de rationaliser le temps et de travailler avec efficacité : « l’échelle des temps est en axe des abscisses. Les différentes tâches sont matérialisées par une barre dont la longueur est proportionnelle à la durée ».

 

10. L’art de la simplification 

Vous pouvez envisager de simplifier et de réduire vos tâches. La suppression des tâches que vous considérez comme inutiles permet de développer vos capacités organisationnelles. Pour cela, il existe la fameuse loi de Pareto, un allier précieux et réaliste. La loi des 20/80 considère que sur le « plan global, la majeure partie des résultats est le produit d’une minorité de tâches ». Ainsi, en réalisant 20% d’une tâche, on a parcouru 80 % du chemin, ce qui nous laisse le temps de la terminer.

 

Conclusion sur la gestion du temps 

La gestion du temps permet de se libérer du sentiment d’anxiété, et de l’impression désagréable d’avoir « quelque chose dans la tête », mais surtout, d’éviter le burn-out… L’écrivain David Allen explicite d’ailleurs merveilleusement bien ce phénomène, affirmant que « les sentiments d’anxiété et de culpabilité ne résultent pas d’un surcroit de travail, mais de votre incapacité à respecter des engagements que vous prenez avec vous-même. » Gérer son travail demande d’établir les priorités de l’organisation. Pour cela, il est possible de suivre une formation gestion du temps, afin d’apprendre à gérer vos priorités.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.