La méthode NERAC : 5 étapes pour mieux s’organiser et être efficace
La méthode NERAC est très appréciable grâce à sa simplicité à être mise en œuvre au quotidien. Elle peut être utile dans la vie privée, mais aussi dans la vie professionnelle.
Gérer l’organisation au quotidien consiste à savoir faire preuve d’une meilleure gestion, et permet d’augmenter sa productivité personnelle au travers d’une maîtrise du temps construite.
Élaborer un emploi du temps, dégager des priorités, savoir dire non sont autant de leviers appartenant à la boîte à outils de la méthode NERAC pour être plus efficace.
Qu’est-ce que la méthode NERAC ? Cet outil de gestion du temps simple intitulé « NERAC » est en réalité un acronyme : Noter – Estimer – Réserver – Arbitrer – Contrôler
Factualiser le temps permet de mieux gérer son temps personnel et professionnel, mais aussi de pallier la procrastination, et c’est tout l’intérêt de la méthode NERAC.
Comment mieux gérer son temps et améliorer sa productivité grâce à cette méthode ?
Les 5 étapes de la méthode NERAC
La gestion du temps implique d’abord de Noter toutes les tâches que nous avons à faire. Cela peut prendre la forme d’une To do list.
Il s’agit ensuite d’Estimer la durée nécessaire à chaque activité. Nous pouvons le noter en face de chaque tâche.
La méthode NERAC prévoit ensuite de Réserver, c’est-à-dire de réserver du temps aux imprévus ainsi qu’un laps de temps permettant de réajuster les tâches en fonction de ces imprévus.
Elle conduit notamment à Arbitrer en choisissant les tâches prioritaires.
Une personne sera, pour terminer, responsable de Contrôler la bonne réalisation des tâches et de prévoir le réajustement si besoin.
Noter les tâches avec la méthode NERAC
La première étape consiste à confectionner une To do list : chaque jour, il faut se donner rendez-vous avec soi-même pour l’établir.
Il convient donc de noter l’ensemble des activités à réaliser. Il s’agit du centre de l’organisation. Les tâches doivent être réunies au sein d’un seul et unique outil (éventuellement numérique) : un carnet, une page Word, oneNote, Evernote, etc.
Attention à ne pas avoir plusieurs supports (par exemple, sur des feuilles volantes…).
Clarifier les missions à réaliser est d’une importance capitale. Il est essentiel de compléter régulièrement le tableau afin de le mettre à jour.
La méthode n’est certainement pas figée dans le temps : elle est modulable en fonction des nouvelles tâches à effectuer.
Estimer la charge de travail
Dans la colonne réservée à la durée prévue, il est nécessaire de noter la durée approximative des tâches préalablement listées.
L’élaboration d’un timing est loin d’être facile.
Pour ce faire, des ressources extérieures peuvent être nécessaires (expert, collègue, collaborateur, responsable hiérarchique).
Il est normal de constater des écarts entre la durée prévisionnelle et la durée effective.
Vous pouvez également consacrer une heure par jour aux courriels. L’objectif de l’estimation est en tout cas multiple.
Elle permet de mieux répartir son temps de travail. L’estimation permet ensuite de procéder à l’analyse de son temps de travail. Cela conduit à identifier et réduire les activités qui prennent trop de temps puis à s’organiser. La planification de tâches est ensuite évaluée de manière pratique, ce qui permet un réajustement de leur durée.
Veillez donc à prévoir juste assez de temps pour la réalisation de vos tâches et de vous focaliser sur vos objectifs prioritaires afin de ne pas gaspiller votre temps.
Réserver du temps aux imprévus
Vous devez estimer le temps dont vous avez besoin pour gérer les activités imprévues. Coups de téléphone, mails, clients, collaborateurs… il existe de nombreux voleurs de temps !
Une bonne organisation doit laisser la place à des créneaux vides pour que vous puissiez :
- soit traiter immédiatement les imprévus et décaler les tâches planifiées sur ces créneaux
- soit planifier les imprévus sur ces créneaux
La souplesse est donc indispensable dans la gestion du temps et des imprévus.
Les créneaux peuvent être journaliers, hebdomadaires ou mensuels, selon votre activité et l’intensité de votre planning. L’agenda est indispensable en ce qu’il organise vos journées et permet d’identifier les créneaux pour les imprévus.
Prévoir l’imprévu n’est pas paradoxal, car cela permet d’éviter d’avoir à subir continuellement des tâches souvent urgentes.
Arbitrer, c’est prioriser dans la méthode NERAC
Vous devez établir un degré d’importance à chacune des tâches et les évaluer en fonction de leur dimension.
Evaluer, arbitrer, consiste à hiérarchiser les différentes tâches administrées en fonction de leur degré d’urgence et d’importance.
Lorsqu’on fait l’état des lieux des tâches à réaliser, il est essentiel de s’inspirer de la matrice Eisenhower : « IMPORTANT » et/ou « URGENT » afin de savoir « COMMENT », mais surtout « QUAND ». La matrice d’Eisenhower permet d’établir ce qui est important et ce qui ne l’est pas, mais aussi ce qui est urgent, et ce qui ne l’est pas. Faire de tels choix permet en réalité de gagner du temps.
En utilisant la matrice d’Eisenhower, la méthode NERAC permet d’établir un ordre de priorité :
- Faire ce qui est important et urgent
- Planifier ce qui est important et non urgent
- Déléguer ce qui est peu important et urgent
- Supprimer ce qui est peu et important et non urgent
Le fait de prioriser permet donc de savoir ce qu’il faut faire tout de suite, ce qu’on peut faire demain, ce qu’on peut sous-traiter (déléguer) et ce qu’il convient de reporter.
Contrôler l’analyse des écarts
Il existera forcément des écarts entre le prévisionnel et l’effectivité relatifs à une tâche donnée.
Le fait de contrôler permet de savoir si vous avez convenablement planifié et d’ajuster en fonction des résultats. Quelles sont les limites de mon planning ? Quels sont les facteurs d’interruptions et de distractions ? Faire le point vous permettra à terme de devenir plus efficace, mais également de faire preuve de plus de précision.
Cela vous permet également de replanifier l’activité dans le cas où elle ne serait pas terminée. Vous pouvez aussi réajuster votre plan d’action ou votre tâche pour vous assurer d’atteindre vos objectifs.
Les avantages et les points d’attention
Simple et pratique, cette méthode présente de nombreux avantages, mais aussi quelques inconvénients.
Avantages de la méthode NERAC
Tout d’abord, cette méthode permet indéniablement de gagner en efficacité en ce qu’elle conduit à optimiser son organisation, à maximiser son efficacité, à augmenter sa capacité à gérer les priorités (dont les priorités professionnelles) et à anticiper les voleurs de temps.
L’objectif reste de contourner au maximum le report de tâches, et de préserver son énergie, tout en évitant le burn-out.
Savoir gérer son temps est avant tout bénéfique pour la personne à l’origine de ce changement. L’objectif premier est de prendre du recul afin d’anticiper au lieu d’être submergé. Pour cela, il est impératif d’arbitrer entre ce qui est important et ce qui est urgent.
Vie personnelle et vie professionnelle se conjuguent mieux.
Maîtriser le temps (maîtrise son temps), organiser son temps, gérer ses priorités, fixer ses priorités, urgentes ou pas, lutter contre les sollicitations, mieux s’organiser, planifier son temps de travail, faire preuve d’efficacité au travail sont autant d’objectifs qui ne dépendent en réalité que de vous et de votre capacité à vous approprier de tels outils de la bonne manière.
Points d’attention de la méthode NERAC
Certaines tâches nécessaires pour gérer son travail sont difficilement mesurables, leur rapport au temps étant subjectif. Aussi, établir ses priorités peut dépendre de facteurs externes et parfois hasardeux.
Accroître son efficacité dépend des rythmes de chacun, et l’optimisation du temps de travail dépend de la manière dont chaque individu parvient à gérer son stress.
Peut-être que l’une de tâches premières consisterait à établir des priorités de formation en gestion du temps, dans la mesure où son utilisation n’est simple qu’une fois qu’elle est comprise !
Julien Godefroy
Consultant et Formateur en Gestion du Temps
Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.
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