La réunionite : 5 façons utiles et efficaces de l’éviter

Il existe des entreprises dans lesquelles les réunions se tiennent fréquemment. C’est parfois plusieurs réunions au cours de la même journée, dans le but d’éclaircir, sans doute, les points d’ombres des participants. Mais la réunionite n’est pas loin !

Ces réunions sont censées améliorer l’effectivité des équipes de travail. Elles s’inscrivent dans une optique claire : s’assurer que le travail de chacun avance dans de meilleures conditions. Nous pouvons supposer un certain nombre de raisons qui expliquent la tenue de ces réunions récurrentes. En revanche, organiser des séances de rencontre inutiles et répétitives (la réunionite), à longueur de journée, peut très vite ennuyer les participants.

Savoir gérer les réunions permet de développer une meilleure organisation au travail.

Nous pourrions nous poser autant de questions que nous voudrions, mais l’essentiel c’est de chercher à mieux comprendre ce qu’implique la notion de réunionite. Dans cet article, vous découvrirez 5 façons utiles et efficaces d’éviter la réunionite avec vos collaborateurs.

 

1 – Inviter moins de participants à vos réunions pour éviter la réunionite

Vous avez la possibilité d’éviter la réunionite avec vos collaborateurs, votre famille ou vos amis. Car organiser beaucoup de réunions autour d’un même sujet peut devenir très ennuyeux avec le temps. Une chose est certaine, chaque réunion, aussi petite ou grande qu’elle puisse paraître, vise un objectif précis. Maintenant, qui sont ceux qui participent à vos réunions ? Ces personnes sont-elles indispensables ?

Pour rendre utiles vos différentes réunions, faites l’effort de réduire au maximum le nombre de participants. Ce n’est pas la peine d’adresser une invitation à toutes les personnes qui ne sont pas concernées par l’ordre du jour. Car une réunion avec moins de participants vous fera gagner du temps. De plus, une pareille sélection des participants peut vous permettre d’éviter une autre fois la même réunion. 

En outre, lorsque les participants concernés assistent à votre réunion, de bons résultats peuvent découler de celle-ci. Il s’agit de :

• l’exposition cohérente de l’ordre du jour sans détour et sans long discours,
• la compréhension exacte de l’ordre du jour par les participants, 
• l’analyse pertinente des participants, etc.

En invitant à vos réunions les personnes les plus concernées, cela permet d’être plus pertinent et plus efficace. À partir de cet instant, il est clair que vous n’aurez plus besoin, un autre jour, d’organiser la même réunion. 

 

2 – Organiser une réunion décisionnelle et non émotionnelle 

Si les gens doivent participer à des réunions qui n’aboutissent pratiquement à aucune conclusion pertinente, cela peut être frustrant. Ces participants peuvent ainsi décider de ne plus assister à de futures réunions. C’est pourquoi il est recommandé d’adresser aux participants une invitation suivie de l’ordre du jour. Cela leur permet de connaître à l’avance le sujet du jour et de s’y préparer de façon convenable.

Grâce à une organisation de réunion décisionnelle, vous pourrez éviter la réunionite qui, avec le temps, pourrait devenir un sujet de mécontentement. Personnellement, voici les principes que j’ai essayé d’établir et qui me permettent d’organiser efficacement mes réunions. Il s’agit de : 

• réfléchir de façon profonde sur l’ordre du jour,
• porter l’information à la connaissance de tous les participants de la réunion,
• établir et définir une limite de temps de la réunion,
• faire une projection du déroulement de la réunion du début jusqu’à la fin,
• définir l’objectif, le cadre, vos attentes par rapport à la réunion,
• se préparer à être ouvert à toutes les propositions et les avis venant des participants, etc.

Toutes les fois que je me suis préparé avant chacune de mes réunions, j’ai ressenti son impact positif. Cela m’a permis d’avoir moins de réunions autour de la même thématique. Il est facile de vous surpasser et de gravir les échelons lorsque vous vous organisez de la sorte.

 

3 – Gérer avec efficacité l’humeur des participants pour éviter la réunionite

Pour éviter le report répétitif de vos réunions ou de vos rassemblements, vous devez apprendre à anticiper beaucoup de choses. Parmi ces choses, nous avons « l’humeur des participants ». En effet, la réunionite peut devenir un problème récurrent à cause de l’incapacité de l’organisateur à maitriser l’émotion des participants. 

Une réunion gérée avec efficacité dépend bien évidemment du responsable qui conduit cette réunion. Pour ce faire, il est important de trouver des mots intéressants et captivants. Ce faisant, vous serez assuré, à l’avance, d’avoir des participants attentifs et engagés. Vous devez donc prendre soin de préparer toute votre présentation avec des mots précis et bien choisis. 

Voici une petite liste des conseils pratiques pour réussir à gérer avec efficacité l’humeur des participants. Il s’agit de :

• commencer avec une courte présentation de l’ordre du jour tout en détaillant de façon concise toute la structure de votre réunion,
• s’assurer que le plan de la réunion soit connu de tous,
• éviter surtout de sauter les étapes préétablies à l’avance,
• définir les bases de la politesse lors des diverses interventions,
• rester simple et naturel lorsque vous apportez des éclaircissements,
• aborder les points sensibles avec simplicité,
• vous servir de l’humour, de temps à autre, et rester enthousiaste, etc. 

Si vous parvenez à détendre l’atmosphère, cela peut aider à créer une bonne ambiance et améliorer l’humeur des participants. Et même les plus sceptiques peuvent vous faire confiance et tenir un meilleur langage. Pour les réunions de gestion de conflit, les différents points précédemment énoncés peuvent également vous aider. Une réunion gérée de façon astucieuse et efficace va vous permettre d’éviter des reports de réunion. Cela permet de faire avancer les choses autour de soi.  

 

4 – Empêcher les moments d’inattention au cours de la réunion 

Les distractions créent, généralement, lors d’une réunion, des moments d’inattention chez les participants. Cela peut pousser à la procrastination. Pour cela, il est très important de vous assurer que toutes les dispositions sont prises pour maintenir vos participants concentrés. Il est possible que quelqu’un qui a participé à une réunion répète les mêmes erreurs. Toutefois, vous devez vous assurer que tous vos participants sont bien disposés et loin de toute distraction. 

C’est pour cela qu’il est toujours souhaitable de définir au préalable l’ordre du jour en soulignant son importance. Cela peut permettre à toute personne, susceptible d’assister à votre réunion, de comprendre son urgence. Et c’est de la responsabilité de l’organisateur de faire comprendre la haute portée de l’assise aux autres. 

Vous pouvez par exemple interdire :

• les va-et-vient répétitifs lors de vos assises,
• l’utilisation des téléphones portables sur le lieu de la réunion,
• les bavardages lors de la réunion, 
• les prises de parole inappropriée et en désordre, etc.

Si vous avez des participants moins distraits à vos réunions, il est fort possible qu’ils vous écoutent et qu’ils contribuent activement à la réussite de la séance. En évitant les distractions lors de vos réunions, vous évitez ainsi la réunionite.

 

5 – Exclure les reports de réunion à cause de l’absence de certains participants

Une réunion avec moins de participants peut démotiver un organisateur au point qu’il pourrait chercher à l’annuler. Cependant, annuler une rencontre revient à l’organiser dans les jours à venir, ce qui crée la réunionite. Vous pourriez éviter une réunionite en prévoyant certains scénarios comme l’absence des participants. Lors de l’invitation des participants à la réunion, vous pourriez élaborer une fiche de confirmation de présence. 

En effet, cette stratégie peut vous aider à exclure les reports de réunions parce que certains participants seraient absents. Une fois que vous avez le retour de confirmation ou non de vos participants, vous pouvez rapidement faire une mise au point. Cela permet d’avoir la liste complète de tous les participants. 

À la veille de la réunion, faites un rappel aux participants afin d’avoir la confirmation de leur présence. En anticipant l’événement de cette manière, vous disposez d’une longueur d’avance en ce qui concerne le nombre total des participants. 

Pour les chefs d’entreprise par exemple, le problème ne se pose pas. Il suffit que le secrétariat se charge d’envoyer une notification à tous les concernés par la réunion.

Une fois que vous disposez d’un effectif capable de prendre des décisions objectives, n’hésitez pas une seconde à confirmer la réunion. Il n’est pas sage d’annuler une rencontre en tenant compte des absences. Il est important de la maintenir afin d’attester son importance et, par la même façon, votre sérieux.  

 

Ce qu’il faut savoir sur la réunionite

La réunionite ou les réunions répétitives peuvent être dues à de nombreux facteurs. Cependant, vous pouvez anticiper ces facteurs afin d’éviter l’ennui que peut donner la tenue de ces réunions. En réalité, les réunions répétées ne sont pas nécessaires si vous arrivez à faire comprendre l’importance de l’ordre du jour. Cela permet à vos collaborateurs de se concentrer sur l’objectif et de travailler plus efficacement. L’efficacité ne dépend donc pas des réunions répétitives.

Dans cet article, nous avons abordé 5 façons utiles et efficaces d’éviter la réunionite avec vos collaborateurs. Il s’agit de : 

• inviter moins de participants à vos réunions,
• organiser une réunion décisionnelle et non émotionnelle,
• gérer avec efficacité l’humeur des participants à votre rassemblement,
• empêcher les moments d’inattention au cours de la réunion, 
• exclure les reports de réunion pour raison d’absence de certains participants.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.