5 Astuces efficaces pour mieux s’organiser au travail

Les personnes organisées ne sont pas nées avec l’ADN de l’organisation. Dans votre vie, il est possible que vous ayez connu des personnes vraiment organisées. Et quand vous les observez, vous vous demandez pourquoi le destin en a décidé autrement pour vous. C’est le genre de pensées qui vous vient à l’esprit lorsque vous vous rendez compte de votre mauvaise organisation quotidienne au travail. Toutefois, une chose est certaine, s’organiser au travail n’est pas une question de singularité. C’est juste une question d’habitude et de routine. 

En effet, une personne bien organisée est capable d’accroître, sans grande difficulté, son efficacité et sa productivité. L’organisation au travail est donc un facteur de productivité à prendre en considération. Si vous êtes une personne multitâches, la mauvaise organisation peut vous rendre improductive malgré votre compétence. Contrairement à la mauvaise organisation, une bonne organisation peut vous permettre d’avoir les idées claires dans vos activités.

Dans cet article, vous découvrirez 5 astuces efficaces pour mieux vous organiser au travail.

 

1 – Garder un œil sur la priorité de la journée au travail

Il existe sans doute des périodes dans votre vie où vous avez connu des moments de gloire dans votre travail. Et peu de temps après, vous avez eu l’impression que plus rien ne fonctionne comme vous le souhaitiez. Cela peut s’expliquer de plusieurs manières. Car plus nous grandissons professionnellement plus nous avons de grandes responsabilités. Et c’est sans parler de notre vie privée, qui est aussi un aspect très important à prendre en considération. Toutefois, s’organiser au travail peut devenir un pur plaisir et un bonheur si vous prenez en considération certaines choses. 

Personnellement, mes charges quotidiennes (professionnelles et personnelles) m’ont mis une certaine pression à un moment donné de ma vie. Et cela n’a pas tardé à impacter négativement sur ma productivité. Pour remettre le train en marche, j’ai essayé une méthode qui m’a aidé à garder un œil sur mes priorités. Elle a consisté à :

• écrire ma priorité à long terme sur un papier que j’ai collé sur mon réfrigérateur et dans un coin de mon bureau. Sur mon réfrigérateur, car à chaque fois que je vais pour y chercher quelque chose, je relis cette priorité. Ainsi, j’ai réussi à me concentrer là-dessus. Et arrivé au travail, relire cette priorité me permet de mettre de l’ordre dans ma journée pour ne pas me laisser distraire,
• rester positif même quand je traverse une impasse. Lorsque vous ne voyez les choses que de façon positive, vous n’aurez que les choses positives qui viendront à vous. Dans une difficulté, cherchez toujours à voir son côté positif, 
• pardonner, le plus souvent et libérer mon esprit. Ce qui permet de vivre heureux. Brisez votre rétroviseur et allez de l’avant.

 

2 – Aborder les tâches les plus difficiles pour s’organiser au travail 

Lorsque vous commencez votre journée de travail, déjà dans votre voiture ou dans le métro, passez en revue tout ce que vous y avez programmé. Faites une projection de tous les scénarios pour savoir la tâche à aborder en premier lieu. Ici, nous vous recommandons de commencer par les tâches les plus difficiles et de finir par les moins difficiles. S’organiser au travail, commence par les tâches que vous devez aborder en premier (difficile importante, importante facile, difficile moins importante, etc.) et la façon de les aborder. 

Toutefois, aborder en premier lieu les tâches ou la tâche la plus complexe permet de rester détendu sur les moins complexes. Voici quelques avantages que vous avez à commencer votre journée en abordant les tâches les plus difficiles. Vous pouvez : 

• rester organisé et surtout concentré sur le lieu de travail,
• éviter des distractions dès le début de la journée, 
• réduire la procrastination sur le lieu de travail,
• éviter des erreurs,
• être organisé,
• solliciter si possible l’aide de vos supérieurs ou d’un collègue, etc.

Par ailleurs, lorsque vous commencez votre journée par la tâche la plus facile, il vous sera difficile d’entamer les tâches plus difficiles. Et lorsque vous commencez ces tâches difficiles, vous pouvez rapidement vous épuiser et vous ennuyer. Ce qui peut baisser votre productivité et votre rendement. De plus, vous pouvez, à un moment donné, ressentir du stress et manquer de prendre des initiatives au travail.

 

3 – Désencombrer votre cadre de travail pour rester organisé et productif

Pour mieux s’organiser au travail ou chez vous à la maison, désencombrer votre espace est très important. Lorsque vous vous trouvez dans votre cadre de travail, la première des choses à faire est d’organiser votre bureau. Les documents à archiver ne doivent plus se trouver sur votre bureau. De même, essayez de ranger vos outils de travail les moins utilisés et qui occupent inutilement votre cadre de travail. Vous devez donc essayer de garder votre cadre de travail le moins encombré possible. 

Sur votre bureau de travail, il doit exister un espace réservé pour écrire sur papier, ou un espace pour votre ordinateur. Lorsque vous constatez que ces espaces deviennent de plus en plus occupés, c’est un signe d’encombrement. Et si les factures et les contrats doivent se retrouver sur votre bureau, ce n’est pas souvent la meilleure idée. Rangez-les tout simplement dans un tiroir.

Quand ce sera le moment de votre déjeuner, évitez de le prendre sur votre bureau. Avoir sur le même espace de travail les papiers, l’ordinateur, le clavier, et la nourriture n’est pas une bonne idée. Pour cela, ne restez pas dans votre cadre de travail pour manger, trouvez un endroit en dehors de votre bureau pour le faire. 

Quittez de temps en temps votre lieu de travail pendant les pauses de déjeuners. Cela vous permettra, une fois revenu sur le lieu de travail, d’apprécier au mieux l’emplacement d’un objet par rapport à un autre ou d’un dossier.

 

4 – Passer 10 minutes pour arranger votre bureau de travail

Que vous soyez chez vous ou dans un bureau de travail, vous devez vous organiser pour être plus efficace dans votre activité. Lorsque vous passez de longues heures à travailler, vous allez ressentir de la fatigue. Toutefois, cela ne peut exclure l’organisation de votre mode de vie et de travail. S’organiser au travail peut devenir un réflexe lorsque vous comprenez tôt et considérez ce que cela peut impliquer. 

Plus le travail devient fatigant et accablant, plus vous aurez l’impression d’être moins organisé. C’est un fait qui n’épargne personne. Dégagez donc un créneau, pendant la journée, dans lequel vous pourrez passer environ 10 minutes pour arranger votre bureau. 

Personnellement, moi j’essaie de finir mon travail 15 minutes avant l’heure pour consacrer 10 minutes de temps à l’organisation. Cela me permet, dès mon retour au travail le lendemain, d’éviter de perdre du temps à essayer de ranger. Lorsque vous rangez votre bureau avant de le quitter, vous pouvez également commencer le travail tôt et avec objectivité. 

Passer donc 10 minutes pour ranger votre bureau de travail peut vous permettre d’être efficace.

 

5 – Nettoyer votre bureau de travail pour rester organisé et efficace

Lorsque vous prenez l’habitude de nettoyer les choses qui vous entourent, vous remarquerez aussi le désordre dans lequel vous vous trouvez. Prendre donc l’habitude de s’organiser au travail, c’est prendre aussi l’habitude de nettoyer votre bureau ou vos matériels de travail. 

Pour rester productif, vous devez garder votre lieu de travail et votre bureau propres et agréables. Quand vous vivez ou travaillez dans un cadre de travail propre, c’est-à-dire sans poussière, vous améliorez votre état de santé.

Prenez l’habitude d’avoir des torchons à portée de main pour nettoyer vos outils de travail. Ayez un endroit où les mettre et les ranger pour ne pas avoir à les chercher chaque fois que vous en avez besoin. De plus, essayez d’en avoir plusieurs et gardez-les toujours propres. 

Faites donc un effort de garder toujours propre votre ordinateur, votre clavier et tout ce qui doit le rester. Cela permet également d’avoir un matériel de travail toujours en bon état. 

 

Ce qu’il faut savoir pour mieux s’organiser au travail

S’organiser au travail peut demander un peu plus d’attention et de sacrifice. Toutefois, vous pouvez devenir une personne toujours efficace et toujours propre. Lorsque vous prenez l’habitude de tout organiser autour de vous, cela règle également le problème de ponctualité. Plus l’organisation devient votre mode de fonctionnement, plus vous devenez précis, rigoureux, efficace et productif.

En effet, cet article nous a permis d’aborder 5 astuces efficaces pour mieux nous organiser au travail. Il s’agit de : 

• garder un œil sur la priorité de la journée au travail,
• aborder les tâches les plus difficiles au travail,
• désencombrer votre cadre de travail pour rester organisé et productif,
• passer 10 minutes pour arranger votre bureau de travail,
• nettoyer votre bureau de travail pour rester organisé et efficace.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.