Organisation bureautique : 7 conseils pour avoir le bureau parfait

Le bureau est l’endroit où l’on passe le plus de temps pour son travail. C’est un environnement familier où vous devez être au top de votre forme pour répondre aux exigences de votre travail. Il est impossible d’être à l’aise ou efficace dans un environnement ou vos outils de travail ne sont pas au bon endroit. Donc, pour être plus à l’aise, vous devez créer votre propre espace de travail. Car ne pas vous sentir à l’aise dans votre bureau, chez vous à la maison ou sur votre lieu de travail, peut créer de l’angoisse ou du stress. C’est pour cette raison qu’il vous faut une organisation bureautique.

Ainsi, vous pourrez avoir un espace de travail créatif qui vous procure de la joie. C’est un processus simple qui consiste à ordonner votre espace de travail de façon à ce qu’il réponde à vos attentes. De plus, une bonne organisation bureautique permet d’être plus concentré sur vos différents travaux professionnels même si vous travaillez à domicile. 

Quelques principes de base s’appliquent à tous les profils bureautiques, dans le but d’améliorer la productivité. Peu importe le type d’organisation bureautique pour lequel vous optez. L’important est que chacun se sente bien dans son environnement et puisse travailler avec efficacité.

Dans cet article, vous découvrirez 7 conseils simples pour organiser votre espace de travail.

 

1 – Simplifiez votre bureau pour une bonne organisation bureautique 

Le premier point pour avoir une bonne organisation bureautique est de supprimer tout ce qui ne vous est pas utile. En effet, en faisant le tri, vous allez vous libérer de la place sur votre bureau… et dans votre tête. Vous aurez plus de place pour positionner ce qui vous est utile. De plus, vous aurez moins de choses qui pourraient nuire à votre concentration.

Vous pouvez aussi en profiter pour nettoyer votre bureau de fond en comble. La propreté aussi importe à cause des saletés et des traces de poussière que laisseront les objets déplacés.

Concernant vos papiers, classeurs et autres dossiers, il faudra les classer et les ranger. Ainsi, ce sera plus clair pour vous. Vous pourrez plus facilement en disposer lorsque ce sera le moment venu. Essayez d’avoir une vision globale de l’organisation de votre bureau et de tout ce dont vous avez besoin. Ainsi, pourrez-vous avoir une organisation bureautique par thématique en regroupant les objets et documents portant sur le même sujet.

 

2 – Achetez le bon matériel

Lorsque nous faisons des travaux chez nous, nous nous rendons compte que les artisans vont toujours plus vite et travaillent toujours mieux. Pourquoi ? Certes, ils ont un vrai savoir-faire. Mais surtout, ils ont les bons outils. Déboucher un lavabo avec simplement un tournevis relève du casse-tête.

Pour cette raison, si vous souhaitez avoir une bonne organisation bureautique, pensez à investir dans du matériel. Cela peut être des armoires pour ranger et classer, mais aussi de la papeterie ou du petit matériel comme des stylos qui vous conviennent, une souris adaptée ou encore des bannettes et pots à crayons.

Certes, il ne fait pas en abuser pour ne pas surcharger le bureau et réduire à néant le travail de l’étape 1. Pour autant, comme le disait Léonard de Vinci : « Les détails font la perfection, et la perfection n’est pas un détail ».

 

3 – Pensez à votre santé

Comme vous allez passer beaucoup de temps à votre bureau, votre organisation bureautique doit aussi porter sur votre santé.

N’hésitez pas à acheter un fauteuil confortable et ergonomique, mais surtout qui vous convient. Vous pouvez demander conseil auprès de la médecine du travail qui pourra vous guider dans cet achat plus que rentable. Peut-être aurez-vous aussi besoin d’un écran d’ordinateur réglable en hauteur pour avoir une bonne posture. La hauteur du bureau (et du fauteuil) entrera aussi en compte pour ne pas vous créer de tensions au niveau des épaules des coudes et des poignets.

La luminosité a aussi toute son importance pour rester suffisamment éveillé, ne pas vous abimer les yeux et garder un rythme sain. Si comme j’ai pu le connaitre, vous avez un bureau sans fenêtre, des lampes spéciales imitant la lumière du jour peuvent garder votre moral au beau fixe.

Enfin, décorer votre bureau n’est pas un geste anodin. Cela vous permettra de vous entourer de plantes, photos et autres objets qui vous tiennent à cœur. Cela gardera votre moral intact et surtout, vous vous sentirez plus à l’aise dans un décor qui vous correspond. Enfin, cela diminuera votre stress.

 

4 – Ranger son ordinateur pour une organisation bureautique optimale

À l’image de votre bureau physique, vous pouvez organiser votre ordinateur de la même manière :

• Supprimez, nettoyez, rangez et classez-le
• Réglez la bonne luminosité et changez le fond d’écran

Ainsi, vous le rendrez plus fonctionnel et lui donnerez un aspect plus personnel. Il sera donc plus agréable pour vous de l’utiliser.

 

5 – Organiser votre travail

Maintenant que vous avez rangé aussi bien le bureau physique que le bureau de votre ordinateur, il vous faut organiser votre façon de travailler. Pour cela :

1. gardez un œil sur vos priorités,
2. commencez par le plus difficile, et
3. gardez un espace de travail organisé

Créer un agenda électronique que vous couplez avec votre portable pour vous mettre à jour. Créer un agenda électronique vous permettra de vous rappeler les tâches que vous devez accomplir.

Vous pouvez aussi utiliser des méthodes d’organisation comme la méthode Getting Things Done de David Allen.

 

6 – Maintenez votre organisation

Je pense qu’il est préférable de ranger et de maintenir son organisation un peu chaque jour que de se laisser aller et de devoir tout refaire. En effet, lorsque nous devons tout refaire, nous pouvons être démoralisés. C’est la fameuse méthode des petits pas : un peu régulièrement est préférable que beaucoup d’un coup de temps en temps.

De plus, parce que vous garderez une bonne organisation bureautique au quotidien, vous serez plus performant et motivé.

 

7 – Regardez ce que font les autres

Si vous souhaitez aller plus loin ou si vous êtes curieux, n’hésitez pas à regarder ce que font les autres. Chaque personne à ses propres méthodes pour avoir une bonne organisation bureautique. Cela peut donc être pour vous l’occasion de trouver des astuces qui vous seront bénéfiques sur le plan de la simplification, de la santé ou encore de l’organisation.

 

Ce qu’il faut retenir sur l’organisation bureautique

Il faut retenir qu’un espace de travail bien organisé rend la tâche facile à celui qui y travaille. Tout le monde peut le faire, puisque c’est un processus simple, mais efficace. Il demande juste de l’attention. On range d’abord tout ce qui est sur la table ou sur le bureau. Ensuite, on fait le tri en classant les plus importants, les moins importants et ceux qui ne sont pas du tout importants. 

Après cela, on dispose, sur le bureau, des plantes ou des photos de famille pour avoir un beau décor et un bureau personnalisé. Chercher un bon fauteuil et avoir une bonne luminosité sont aussi indispensable pour le maintien de la santé. Cependant, le plus important est l’entretien de votre bureau au quotidien. Une bonne organisation bureautique est un travail quotidien.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.