Organisation de bureau : 6 étapes pour bien organiser votre bureau

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Quelle que soit la taille de votre bureau (grande ou petite), il est important de l’organiser pour atteindre rapidement vos objectifs. Cette organisation de bureau n’est pas juste une question de décoration esthétique. Il s’agit d’ordonner votre lieu de travail. Ce qui va vous permettre d’améliorer la façon dont vous vous sentez au travail. Cela permettra également d’augmenter votre productivité et vous aidera à mieux gérer votre niveau de stress.

Il est donc indispensable de mettre l’organisation de votre bureau dans vos projets en cours. Ainsi vous passerez plus vite à l’action pour une meilleure estime de soi et efficacité. En effet, l’organisation de bureau est un processus qui vous conduit à définir et à regrouper les activités du bureau. C’est un moyen qui vous permet d’exécuter leurs activités de manière efficace et économique.

Dans cet article, vous découvrirez 6 approches d’organisation de bureau pour transformer votre cadre en un espace de travail efficace.

Organisation de bureau : 6 étapes pour bien organiser votre bureau

 

Les 6 approches pour organiser efficacement votre bureau

Dans les entreprises prospères, un bureau bien organisé est caractérisé par :

  • la désignation des responsabilités de chaque employé,
  • l’attribution des tâches selon la compétence de chaque employé,
  • le respect des deadlines des projets du bureau,
  • l’exécution des projets selon le cahier de charge,
  • la supervision des projets des équipes,
  • la fourniture des formulaires et de la papeterie nécessaires pour effectuer le travail,
  • l’utilisation efficace du matériel et des machines disponibles dans un bureau.

Ces différents éléments permettent d’avoir une cohérence dans la gestion des projets de l’entreprise. De plus, pour bien organiser un bureau, il est important de tenir compte de ces 3 étapes.

La première étape consiste à identifier les activités de bureau qui doivent être effectuées pour atteindre les principaux objectifs de l’organisation. Les activités identifiées seront regroupées selon la nature de l’entreprise. Par exemple lorsque les activités sont regroupées sur une base fonctionnelle, alors les départements ou divisions doivent être aussi créés sur une base fonctionnelle. Il s’agit de la production, des ventes, de la gestion des finances, des ressources humaines, etc.

La seconde étape consiste à attribuer des activités à une équipe de travail ou à un employé. De façon générale, les activités de production sont confiées au directeur de production, donc au service de production. De la même manière, d’autres activités sont attribuées à chaque individu selon les différents départements. Des responsabilités sont alors fixées à chaque niveau de chaque département de l’entreprise. Cette responsabilité revient aux gestionnaires afin qu’ils puissent superviser et s’assurer du bon déroulement des activités au sein des différents départements.

La troisième étape est une structure organisationnelle appropriée créée pour faciliter la coordination efficace des activités groupées. Il s’agit ici de définir clairement la relation structurelle de l’entreprise.

Abordons à présent les différentes approches d’organisation de bureau.

 

1 – Débarrasser votre bureau des choses inutiles

Pour mieux organiser votre bureau, il faut dès le début désencombrer, vider et vous débarrasser de tout ce qui encombre votre espace de travail. De plus, essayez de vider vos tiroirs de tout ce dont vous n’avez plus besoin. Pendant votre processus de désencombrement, veillez à bien ranger vos objets utiles dans une boîte étiquetée. Après cela, disposez toutes vos affaires par catégorie devant vous. Il vous sera facile de faire l’inventaire de toutes vos fournitures en vue de trier les papiers inutiles des papiers utiles.

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2 – Créez des zones de travail pour améliorer votre organisation de bureau

Une meilleure organisation de bureau implique d’avoir des zones bien spécifiques. Il s’agit généralement d’une zone de travail et d’une zone de détente pour recevoir vos partenaires. Vous avez besoin d’un espace pour classer vos outils de travail. Cet espace constitue votre zone de travail (bureau). Il vous faut donc des classeurs, un placard, des tiroirs, et des étagères pour bien disposer vos équipements ou vos fournitures de travail.

De plus, utilisez une étiqueteuse pour étiqueter les étagères, les bacs, les paniers et les tiroirs. Cette façon de procéder permettra de vous retrouver facilement dans vos dossiers et aidera vos collaborateurs à mettre chaque élément à l’endroit approprié après utilisation.

 

3 – Mettre de l’ordre dans votre bureau

Après la désignation des zones, regroupez tout ce dont vous avez besoin dans votre bureau. Ensuite, disposez chaque élément dans sa zone jusqu’au dernier objet utile de votre bureau. En faisant ainsi, vous mettrez de l’ordre dans votre bureau. Ce qui vous simplifiera la tâche lors de l’exécution d’une activité. Pour les papiers, utilisez des bacs et des organiseurs (trombones, punaises, etc.) pour les petits articles.

Par ailleurs, il est important de disposer d’un tiroir pour vos affaires personnelles et d’un autre pour arranger vos articles pour le travail. Facilitez-vous la tâche en développant l’habitude de vider le bureau de votre poste de travail avant de rentrer le soir.Pensez aussi à classer vos documents.

 

4 – Réordonner votre système de classement

Dès que vous avez fini de mettre tous les éléments dans leurs différents emplacements, révisez votre système de classement. En effet, pour être compétitif de nos jours, il est essentiel aux entreprises de s’adapter aux exigences du marché.

Avec l’évolution de la technologie, la transformation numérique s’impose à toutes les entreprises. Vous avez donc besoin de réduire vos espaces réservés à la conservation de vos fichiers papier. Il vous faut donc trouver la bonne plate-forme d’intégration numérique qui répond aux exigences de votre entreprise. Cette plate-forme d’intégration doit être capable de vous simplifier les interactions, de renforcer les relations entre les écosystèmes commerciaux de votre entreprise et de faciliter les transactions.

Vous pouvez aussi choisir une de ces quelques approches de stockage en vue de créer un système de classement fluide. Il s’agit de :

  • créer des dossiers de réunion et de AEC (Actions En Cours). Vous avez besoin de ces dossiers pour y mettre les points abordés au cours de la réunion et les rapports. Un dossier de réunion peut vous aider dans la préparation d’autres réunions et ainsi vous éviter le stress. La création d’un dossier AEC (Actions En Cours) va vous permettre de faire le suivi de chaque action,
  • boîtes de stockage : dans le système numérique, vous aurez besoin d’une boîte de Stockage pour conserver les fichiers archivés et les extraire de votre espace actuel. Quand vous aurez terminé un projet, prenez le soin de rassembler et de classer en ordre tous les matériaux et mettez-les dans des « dossiers de travail ».

 

5 – Trier et filtrer les e-mails pour une meilleure organisation de bureau

Lorsque vous recevez un courriel, il est important que vous preniez le temps de le trier automatiquement. Ayez soin de le lire, de le classer et de le déléguer ou le transférer le plus rapidement possible. En effet, un retard dans le tri et le filtre des e-mails impactera négativement le rythme de travail dans l’organisation. C’est aussi la preuve que votre entreprise dispose d’un mauvais système de communication.

Vous aurez certains e-mails qui seront très importants et urgents à traiter. Par contre, d’autres seront moins urgents et peuvent être traités plus tard. Puisqu’il en est ainsi, il vous faut utiliser un système de filtrage pour étiqueter les différents types d’e-mails. Vous allez donc classer chaque courriel reçu en fonction de sa priorité et de son niveau d’importance. Ce faisant, vous n’oublierez pas de traiter un dossier urgent que votre responsable vous aurait attribué comme dossier prioritaire.

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Sachez aussi de que nombreux outils pour nettoyer votre boîte mail existent.

 

6 – Attribuer des dates de suppression

Pour ne pas supprimer vos documents et le regretter ensuite, attribuez des dates de suppression. Ce qui vous permettra de ne pas conserver des tonnes de dossiers sur votre bureau. Quand vous souhaitez supprimer un fichier ou un document, mentionnez au bout, le moment où il va être mis dans la corbeille. Ainsi, vous libérez votre bureau de tous documents inutiles.

Toutefois, veillez à ne pas supprimer des dossiers importants de l’entreprise. En effet, les documents juridiques ou financiers de votre entreprise doivent être bien conservés tout au long de l’existence de votre entreprise.

 

Ce qu’il faut retenir sur l’organisation de bureau

Un bureau propre et organisé n’est pas seulement pour l’esthétique, mais il améliore également la façon dont vous vous sentez au travail. Non seulement vous avez plus d’espace pour travailler, mais vous créez aussi un cadre de travail bien aéré et confortable. Ainsi un bureau bien organisé augmente la productivité et vous aide même à gérer votre niveau de stress. Quand il vous arrive de vous perdre dans votre bureau, votre productivité peut en prendre un coup. Il est donc essentiel, pour votre satisfaction au travail, de chercher les moyens de garder votre bureau organisé et élégant.

En effet, une bonne organisation de bureau aide à garder la motivation, ce qui augmente la confiance en soi. En tenant compte de ces approches d’organisation de bureau, vous vous épanouirez pleinement sur votre lieu de travail.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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