Outils d’organisation de travail : trouvez celui dont vous avez besoin !

Les outils d’organisation de travail présentent d’abord des avantages en termes de collaboration. 

L’intelligence collective d’abord, est renforcée grâce aux fonctionnalités collaboratives.

Ensuite, la transformation digitale met à notre disposition des outils de gestion, des outils de travail et des outils de collaboration au sein d’un seul et même logiciel de travail, nous permettant d’augmenter la productivité des équipes et d’améliorer la collaboration professionnelle. 

Les avantages des outils sont multiples : faciliter le travail lors de la gestion de projets, utiliser des tableaux de bord numériques, réaliser des diagrammes interactifs… Les outils de collaboration et de partage permettent aussi la mise en place de visioconférences, le partage de fichiers, mais nous offrent également la possibilité de travailler et collaborer par l’intermédiaire d’une plateforme collaborative (ou plusieurs, comme nous le verrons). 

La disponibilité en version gratuite d’excellent outil de travail est notamment l’une des bonnes raisons pour lesquelles il est nécessaire de s’en imprégner.

 

L’organisation en dehors des outils d’organisation de travail

Les outils sont indispensables, mais deviennent inutiles dès lors que vous ne savez pas vous organiser en dehors de leur utilisation. En effet, les outils vont permettre de renforcer votre productivité, mais certainement pas de la débloquer. Celle-ci doit être préexistante dans une certaine mesure. 

Pour cela, quelques conseils : 

Tout d’abord, vous pouvez vous inspirer de la matrice d’Eisenhower pour planifier votre travail : ce qui est urgent et ce qui ne l’est pas, ce qui est important et ce qui ne l’est pas.

De plus, la place des imprévus est grande. Ces derniers peuvent représenter de nombreuses heures tous les jours. Il faut donc se laisser des créneaux libres dans la semaine ou dans la journée. Ainsi, il suffit de planifier ces imprévus sur les créneaux libres ou de déplacer les tâches que nous devions faire et traiter immédiatement les imprévus.

Aussi, l’une des méthodes permettant d’augmenter sa productivité est la méthode Pomodoro : elle permet de séquencer le travail et de gagner en productivité grâce à un minuteur. Pas d’outil informatique nécessaire pour s’en prévaloir, juste une montre digitale !

 

Les indispensables outils d’organisation de travail

Il existe une série d’éléments indispensables à une bonne organisation et pour atteindre ses objectifs.

Travailler ensemble de façon agile au sein d’un espace collaboratif virtuel est désormais possible. Cela conduit à la mise en place d’un travail collaboratif imprégné d’instantanéité. Afin de procéder à la gestion de projet, des outils simples et efficaces que nous allons vous présenter existent.

 

Les outils pour une bonne prise de notes

Les outils de notes sont différents des outils concernant les tâches. Il s’agit de prendre des notes lors de réunions, d’inscrire des idées dans le « marbre » et d’indiquer sur papier (ou électroniquement) des informations importantes.

Pour ce faire, il existe des outils tels que Evernote.

Google keep est quant à lui un outil simple et compatible Google. C’est une application de prise de notes.

Enfin, l’application Pocket permet de mettre de côté un ensemble d’articles ou de livres qu’on souhaite respectivement consulter et lire plus tard.

Cela permet de ne pas s’attarder sur des voleurs de temps…

 

Un gestionnaire pour lister nos tâches

Que vous travailliez en coworking en tant qu’indépendant ou au sein d’une multinationale aux multiples process, le système de la « petite liste » est incontournable ! Il s’agit d’une liste comprenant les tâches à faire – en général les plus urgentes.

Ce système est un outil complémentaire de l’agenda, et il peut s’y lier. Si vous avez de la place en marge de celui-ci, vous pouvez indiquer les missions que vous vous assignez sans contrainte d’horaire.

Bien qu’un certain nombre d’entre nous préfère sans doute le bon vieux post-it, il existe des outils dédiés (si, si…).

Par exemple, OneNote est un outil Microsoft qui permet de gérer les tâches à réaliser plus efficacement, et inclut la possibilité d’insérer du texte, mais également des captures d’écran, et des notes manuscrites. Google Task se concentre quant à lui sur la gestion des tâches (avec sous-tâches !). Enfin, il existait bien Wunderlist, mais l’application a été rachetée par… Microsoft (en mai 2020) !

 

Le classique de l’agenda

Les calendriers contenus dans les agendas permettent de collaborer plus efficacement. 

De plus, la planification est le moteur de l’organisation. Celle-ci peut être personnelle, contenue au sein d’outils collaboratifs ou encore faire l’objet d’une synchronisation avec celle de vos collaborateurs et/ou de vos supérieurs hiérarchiques. 

Naturellement, un agenda permet de se rappeler un rendez-vous, de rédiger des notes, de fixer des échéances, des rappels, de bloquer des laps de temps pour un événement.

Il est nécessaire de TOUT noter dans son agenda dans le but de ne rien oublier, mais surtout de se libérer l’esprit ! Ce qui est noté vous permet d’être plus efficace lorsque vous vous dédiez à une seule tâche (c’est-à-dire tout le temps, car il faut proscrire le multitasking pour gagner en efficacité). 

Pour résumer, il est donc nécessaire de tenir à jour, mais également (et pourquoi pas) de partager son agenda, d’y inscrire les réunions (durée, thème abordé, et éventuellement le nom des parties prenantes) et d’y préciser les étapes clefs d’un projet en cours d’avancement (organisation et planification). 

Pour cela, vous pouvez vous aider de plusieurs outils, parmi lesquels Google agenda ou l’agenda Outlook qui sont des incontournables, et vous inspirer d’une méthode de gestion d’agenda appelée le bullet journal.

 

L’organisation des courriels 

La boite mail et sa gestion consistent à trier de manière quotidienne. Si vous avez des centaines d’emails en attente, n’attendez plus : supprimez tout ce qui est inutile (aux toilettes, en réunion, dans les transports…) 

Nul besoin d’être très concentré pour trouver du temps à la suppression de ces petits parasites.

Aussi, si vous avez besoin d’envoyer régulièrement des newsletters, un outil appelé MailChimp permet facilement de réaliser des newsletters.

 

L’importance du stockage 

Ah le cloud… quelle invention merveilleuse !

Parmi les outils d’organisation de travail, vous avez très certainement entendu parler de Google Drive dont le fonctionnement est identique à celui d’un disque dur, bien que vos documents soient enregistrés en ligne. 

L’avantage de Google Drive est de pouvoir partager vos documents, et de pouvoir les modifier en live, de concert avec des collaborateurs.

OneDrive est également un outil de cet acabit, par ailleurs développé par Microsoft.

 

Gestion professionnelle des réseaux sociaux 

De nombreuses applications Web permettent de gérer au mieux les réseaux sociaux d’entreprise notamment. 

Les réseaux sociaux font partie de voleurs de temps, mais lorsque vous devez en faire usage dans le cadre de votre profession, il est nécessaire de savoir les maîtriser, et pour cela, il existe de nombreux outils. 

C’est le cas de Tweetdeck, une application gratuite qui « permet de gérer ses différents comptes twitter depuis la même plateforme ». Gramblr est également pratique en ce qu’elle « permet de poster des photos sur Instagram depuis son ordinateur ». 

L’espace collaboratif s’est imprégné de la gestion de projet, facilitant les méthodes de travail par l’intermédiaire de la bureautique et du travail simultané. 

Une application collaborative telle que Slack permet aux collaborateurs d’une même entreprise de communiquer, où qu’ils soient. Il est possible de créer des discussions en fonction du thème.

 

Gestion de projet : les outils d’organisation de travail

Créer un espace de collaboration n’a jamais été aussi simple : de nombreux outils pour travailler ont révolutionné le mode de travail classique et permettent l’émergence du travail à distance (et l’amélioration de l’efficacité des collaborateurs) grâce à un système de notification et en offrant la possibilité de synchroniser les différentes tâches assignées. 

Pour ce qui concerne la gestion de projets notamment (en équipe ou pas), il existe par exemple de nombreux outils qui disposent d’une version gratuite :  

• Projeqtor, idéal pour les projets informatiques ;
• Trello, qui permet de procéder à la gestion des tâches d’un plan d’action, idéal pour les freelances ;
• Freedcamp, idéal pour « la gestion de vos projets, mais également la facturation et la mise en relation de vos équipes en interne » ;
• BamBam ! est un outil permettant la gestion de projet et qui permet aux membres de l’équipe dédiée d’échanger des informations instantanément 
• Kantree.io, une « plateforme de gestion du travail réellement flexible »
• Collabtive, un « logiciel gratuit et libre de gestion de projet en ligne sur serveur distant »
• Redmine, qui fonctionne par projet et permet d’estimer le temps nécessaire pour le mener à bien

Parmi les outils payants, on retrouve par exemple Teamwork, Zoho, Basecamp, Asana, ProofHub, Harvest, PlanZone, Wrike.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.