Agenda électronique : mieux comprendre pour bien choisir

À cause de l’encombrement, beaucoup de personnes se débarrassent progressivement des carnets de notes à papier. Même si l’on ne pourra jamais s’en défaire totalement, il est clair qu’aujourd’hui le numérique prend de l’ascendance. Et cela se remarque par la présence, de plus en plus, d’utilisateurs de l’agenda électronique.

Pour planifier, ordonner une journée, gérer avec efficacité le temps, beaucoup de personnes disposent de logiciels de gestion personnelle. De plus, avec ces logiciels de gestion, les utilisateurs arrivent à accéder très facilement à leur planning (sur ordinateur, portable, etc.). Disposer donc d’un agenda numérique c’est comme avoir son secrétaire particulier ou sa secrétaire particulière à sa disposition à tout moment.

L’agenda électronique est-il plus performant qu’un agenda papier ? Agenda partagé, RDV ajoutés automatiquement lorsqu’ils sont confirmés, applications pratiques, consultation hebdomadaire, création de plannings sans ratures, agendas synchronisés, organisateur-planner, etc.

L’agenda professionnel électronique n’est pas personnalisable avec un stylo, mais vos créneaux sont précis, les invitations font l’objet de notifications par courrier électronique, et les paramètres de partage permettent à vos collaborateurs (et éventuels assistants) de le consulter.

 

 

Introduction à l’agenda électronique

 

Mieux comprendre l’agenda électronique

En 1979, Alfred B. Levine invente le concept d’agenda électronique, alors intégré aux PDA (personal digital assistant) et autres appareils électroniques.

Un agenda électronique est un appareil numérique conçu pour planifier la journée d’une personne. C’est un appareil qui a fait ses preuves dans les années 1975 avec des modèles comme ZQ-770 de la marque Sharp. Et avec la numérisation, nous avons connu le modèle BN-40A qui a également fait ses preuves dans les années 1993. 

Avec l’avènement des smartphones, cet organisateur numérique a laissé place aux applications informatiques encore appelées « journal électronique ». De nos jours, l’agenda électronique est devenu un logiciel de planning utilisable en tout lieu et en plein temps. Au lieu d’utiliser les carnets de notes ou les calendriers pour planifier vos activités, vous pouvez le faire juste avec votre téléphone portable. Pour l’utiliser de façon pratique, vous pouvez :

• soit faire une installation de ce logiciel, 
• soit utiliser un agenda disponible depuis le Web. 

Lorsque vous installez un logiciel d’agenda, cela peut vous permettre de planifier vos différentes tâches. Déjà sur votre téléphone portable, vous pourrez organiser votre journée, vos rendez-vous. Vous avez également la possibilité de programmer des messages de rappel pour mieux gérer vos clients ou vos différentes affaires. 

En ce qui concerne l’agenda disponible sur le Web, il est beaucoup plus utile pour les gestionnaires d’équipe. En mettant son calendrier en ligne, l’entreprise amène tout son personnel à comprendre les objectifs attendus. 

L’agenda est donc devenu un outil de communication et de programmation des activités pour ses différents utilisateurs. Pour passer à l’étape de données numériques, l’agenda a connu 3 sortes d’évolutions majeures. Il s’agit de l’étape de :

• papier (carnet de notes),
• appareil (mini-ordinateur avec un écran LCD),
• logiciel.  

La troisième étape est celle qui nous intéresse le plus à cause de ses avantages.

 

Agenda électronique et agenda papier, quelles différences ?

L’agenda électronique est l’outil quotidien par excellence.

Il ne s’agit définitivement plus du « bon vieil » agenda papier, aux couvertures croco raturées au crayon et issu de notre magasin de maroquinerie préféré, mais bien de l’agenda numérique dont les fonctionnalités avancées permettent de gagner du temps… et de l’argent !

L’agenda papier présente surtout des avantages affectifs, mais il ne permet certainement pas de gérer son agenda aussi efficacement qu’un agenda électronique : rappels, intégration automatique des RDV, partage des entretiens pour une meilleure gestion du temps, calendrier commun, multi planning, plages horaires spécifiques, calendrier hebdomadaire et/ou emploi du temps quotidien en temps réel.

Décidément, l’agenda électronique est tout simplement plus pratique, bien qu’il ne soit pas en similicuir avec anneaux et qu’il soit plus compliqué de prendre des notes dessus (et encore).

L’agenda électronique permet également d’avoir des rappels automatiques (à la différence de la version papier) afin de ne pas oublier les anniversaires et les rendez-vous importants.

Surtout, l’agenda électronique est intéressant en ce qu’il peut se synchroniser sur une multitude de supports, qu’il s’agisse de votre ordinateur de bureau, de votre PC portable, de votre tablette ou de votre portable. Ces agendas sont donc consultables n’importe où, n’importe quand. Eux, ils ne peuvent pas se perdre !

 

6 Avantages de l’agenda électronique pour améliorer votre efficacité.

 

1 – Plus de facilités pour créer des événements  

Un agenda électronique, disponible sur votre téléphone portable ou sur votre ordinateur, est consultable à tout moment. Pour les personnes qui ont un emploi du temps chargé, elles peuvent s’en servir pour créer facilement des événements. 

En effet, créer un événement c’est d’abord identifier la tâche à accomplir dans un espace de temps. Ensuite, tenir compte des éléments internes et externes capables d’influencer son exécution. Et enfin, suivre chaque étape de sa réalisation en tenant compte du plan préétabli. Avec un agenda numérique, vous avez la possibilité de créer facilement vos événements. Vous pouvez, par exemple :

• créer toutes sortes d’événements (Réunion, Dîner en famille, Divertissement, etc.),
• choisir de façon appropriée la date (début et fin) de vos événements sélectionnés,
• ajouter un horaire de temps à chaque événement, etc.

Une fois que vos différents événements sont disponibles, vous pouvez suivre votre productivité et votre efficacité. Certaines personnes évaluent leurs progressions à la fin de chaque journée. Cela leur permet de s’assurer de l’avancée de leur projet ou programme défini. Pour d’autres, c’est le lendemain qu’elles consultent les différentes étapes de leur projet de la veille. 

Personnellement, la première façon de suivre l’évolution de votre événement m’a l’air intéressante. Tout simplement parce qu’elle permet en même temps de faire le bilan de la journée. Toutefois, sous le coup de la fatigue peut-être, il est possible que la deuxième option vous soit avantageuse.

Pour gérer avec efficacité vos différentes tâches et suivre de façon progressive l’évolution de vos différentes activités, l’agenda numérique s’avère un atout de taille. 

 

2 – Partager vos différentes informations avec vos collaborateurs

Avec les applications d’agenda telles que Google Agenda et Microsoft Outlook, vous pouvez concevoir votre calendrier et le partager ensuite. Pour ceux qui travaillent en groupe, c’est l’occasion de mieux communiquer afin d’être plus productifs. Il est évident que la technologie a considérablement évolué. Ce qui permet aujourd’hui de faire des captures d’écran que l’on peut envoyer à une tierce personne.

Cela permet de gagner du temps, de gagner en efficacité, et d’intégrer au planning mensuel les différents RDV à confirmer (contrairement à l’agenda de poche). Nul besoin de vous demander quelles sont vos disponibilités, car vos collaborateurs y ont accès.

Toutefois, même si vous avez la possibilité d’envoyer, étape par étape, des images en capture à vos proches, il serait plus facile de partager rapidement l’information. Cela évite les pertes de temps. Avec les applications, vous pourrez donc partager vos différentes informations de façon rapide et efficace. 

En effet, avec Google Agenda, vous avez la possibilité de partager et d’exporter votre calendrier numérique. De même, avec Microsoft Outlook, vous pouvez partager vos horaires d’activités ou de travail. Toutefois, pour avoir ces applications d’agendas, il vous suffit de les télécharger directement sur votre téléphone portable. 

L’agenda électronique peut vous rendre productif surtout lorsque vous le connectez à votre compte Gmail. Cela vous permet d’envoyer des notifications à l’ensemble de vos collaborateurs afin de leur communiquer votre calendrier de travail. 

Par contre, lorsque l’on fait un mélange d’agendas (avec les agendas usuels), partager un emploi de temps est impossible. À moins que vous n’essayiez :

• d’appeler vos collaborateurs par téléphone,
• d’envoyer un courriel ou un SMS à vos collaborateurs, etc.

Ce faisant, cela ralentit votre productivité et votre rendement. 

 

3 – Consulter votre agenda numérique en tout lieu 

L’un des atouts d’un agenda électronique est la facilité avec laquelle l’on peut y accéder partout dans le monde. Que vous ayez votre agenda numérique sur votre Laptot ou sur votre smartphone, internet peut vous permettre d’y accéder facilement. Toutefois, il est également possible de consulter votre agenda numérique hors connexion et même y apporter des modifications. C’est le cas de Google Agenda.

Lorsque vous travaillez en équipe, mais distants les uns des autres, vous avez la possibilité de consulter l’agenda en ligne. Cela va vous permettre de suivre, de façon progressive, votre productivité et la productivité des autres membres. Si vous disposez de l’internet, vous pouvez communiquer avec vos collaborateurs en leur envoyant des courriers électroniques. C’est donc idéal pour le télétravail.

Par contre, avec un carnet de notes comme agenda, vous aurez du mal à communiquer rapidement avec vos collaborateurs. Et s’il y a des modifications à apporter à vos différents événements, vous pouvez faire une mise à jour dans votre agenda en ligne. Cela vous aide à garder, sans perdre de vue, l’objectif pour lequel vous vous battez tous les jours, soit au travail, soit dans vos affaires personnelles. 

Avoir un carnet comme agenda peut ne pas vous rendre efficace et productif. À l’inverse, l’agenda numérique vous donne la possibilité d’accéder à vos programmes et permet de communiquer via internet. 

Vous pouvez donc accéder, à tout moment et en tout lieu, à votre agenda numérique grâce à un accès internet. Parce que vous avez toujours votre portable dans votre poche ou votre sac à main et que par conséquent, vous pouvez consulter votre agenda en direct. Aussi, vous pouvez perdre votre portable, mais vous aurez toujours la possibilité de retrouver votre agenda, car celui-ci est sauvegardé dans le cloud. 

 

4 – Garantir la sécurité de vos données avec l’agenda numérique

Si vous utilisez un carnet d’agenda, vous devez toujours le cacher afin de garder vos données en sécurité. Et à des moments donnés, l’on n’arrive plus à savoir exactement l’endroit où on l’a déposé. 

Avec l’agenda électronique, vous pouvez garder en toute sécurité vos différentes données. Il existe différentes façons de sécuriser un agenda numérique dans le but de préserver toutes vos informations. Pour sécuriser, de façon efficace, votre agenda, vous pouvez :

• enregistrer un mot de passe,
• stocker les informations sur les clés USB ou les supports CD,
• utiliser des moyens efficaces de cryptage.

Lorsque vous oubliez même votre mot de passe, vous pouvez toujours récupérer votre agenda avec les moyens de récupération. Il est donc possible d’avoir une meilleure sécurité de vos données grâce à l’agenda numérique.

 

5 – Gérer plusieurs agendas ou plusieurs applications

Comme nous venons de le préciser, l’agenda électronique est « extensible » à souhait et peut donc permettre de gérer plusieurs agendas et ainsi faire la différence entre l’agenda personnel et l’agenda professionnel et ainsi avoir un agenda pour vos activités personnelles et un autre pour la gestion de projets professionnels.

L’agenda électronique peut aussi être coordonné à vos applications comme votre liste de tâches à faire (par exemple Todoist) ou encore celui de votre prise de rendez-vous automatique (Calendly).

Enfin, les agendas électroniques permettent de programmer des rappels préalablement aux rendez-vous importants avec des clients par exemple. Vous pouvez même préciser la durée souhaitée du rappel antérieurement à l’événement et prévoir plusieurs niveaux de répétitions. Aussi, ces derniers peuvent être programmés par exemple pour tous les rendez-vous concernant des prospects qualifiés.

Vous pouvez donc gérer plusieurs agendas et plusieurs applications et créer des rappels ou alertes afin de ne rien oublier.

 

6 – Vous avez le droit à l’erreur

L’agenda électronique vous permet de planifier plusieurs mois/années en avance. Nul besoin d’avoir un second agenda dans votre poche (celui de l’année suivante) puisque votre emploi du temps quotidien peut très bien s’étaler sur 10 ans ou un siècle.

Mais le plus pratique, c’est que si votre agenda et vos rendez-vous changent, il est extrêmement facile de modifier. Donc si vous avez des rendez-vous réguliers (tous les mardis), vous pouvez les noter sur l’année entière. Cela vous empêchera de noter un autre rendez-vous sur ce créneau. Et si, vous avez un changement, pas besoin de raturer, il vous suffit de supprimer ou de modifier.

En plus, les agendas électroniques vous proposent toujours la possibilité de planifier un rendez-vous une fois ou de manière régulière. Le gain de temps est donc très important.

 

L’agenda électronique : est-ce mieux que l’agenda papier ?

Sur le plan pratique, l’agenda électronique présente plus d’avantages que l’agenda papier, mais cela dépendra de votre personnalité et de votre propension à être attirée par les objets, et à vouloir les « palper » pour vous les approprier.

Aussi, l’agenda électronique est (presque) inutile et substituable par un agenda papier dès lors que vous n’utilisez pas la synchronisation, les rappels, ou encore si vous êtes phobique des nouvelles technologies et n’avez aucune aisance avec ces dernières.

Dans tous les cas, si vous êtes réticent à utiliser des agendas électroniques, abstenez-vous. Car les agendas en général sont d’une importance non négligeable pour être organisé au quotidien. Il est donc nécessaire de savoir les maîtriser.

Aussi, si vous souhaitez passer aux agendas électroniques, sachez qu’il en existe différents types, plus ou moins faciles d’utilisation.

 

Quels agendas électroniques ?

Il existe une pléthore d’agendas électroniques. Voici 5 agendas électroniques incontournables.

• iCal : L’agenda iCal est idéal pour les utilisateurs d’Apple. Simple, intuitif et facile d’utilisation, iCal a déjà convaincu un grand nombre de partisans d’Apple.
• Calendrier Outlook : Ceux qui utilisent Windows seront heureux de s’approprier le calendrier Outlook de Microsoft Office. Gratuit, il est pratique.
• Google Agenda : Parmi les agendas électroniques on retrouve d’abord Google agenda. Google Agenda ou Google Calendar fait parti de la suite d’applications google : Gmail, Google Drive, etc. Ses fonctions sont multiples et disposer d’un compte Google est gratuit (vous pouvez même avoir plusieurs comptes…). L’agenda est disponible pour iOS et sur Android.
• CloudCal :  CloudCal est idéal pour Android. Il est gratuit, visuel et permet d’avoir un aperçu rapidement. Il permet notamment d’indiquer les tâches répétitives et d’importer les données d’autres agendas électroniques. Ce calendrier est gratuit.
• Jorte : Jorte est un organisateur pour Android et iOS qui a l’avantage d’être gratuit lui aussi. Listes de tâches, journal personnel (possible intégration de photos), personnalisation de certains paramètres, choix du fuseau horaire, possibilité de synchroniser à d’autres calendriers. Jorte est une bonne alternative aux mastodontes de l’agenda électronique.

 

Ce qu’il faut savoir sur l’agenda électronique

L’agenda électronique a considérablement évolué avec le temps. En partant d’un simple petit d’appareil, aujourd’hui nous en sommes aux logiciels d’agenda téléchargeables ou en ligne. Il permet d’avoir une meilleure efficacité et un meilleur rendement et peut vous rendre productif. Contrairement à un carnet de notes, un agenda numérique donne la possibilité de mettre à jour vos différentes activités sur une courte ou sur une longue période.

Avec ses nombreuses fonctionnalités, vous pouvez connaître parfaitement tous vos différents événements en cours. Vous pouvez également y apporter des modifications à volonté, c’est-à-dire faire des mises à jour. Cela peut vous permettre d’avoir une connaissance générale de vos heures de travail et de vos heures de détente.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.