La méthode Getting Things Done (GTD) : 5 étapes pour l’appliquer

La réflexion est un élément important pour la productivité ; et l’esprit constamment sollicité s’épuise très vite. Il lui faut donc se reposer en vue d’être plus créatif et innovateur. Que ce soit dans une entreprise ou pour la gestion de la maison, l’organisation est essentielle pour atteindre les objectifs fixés. Cette organisation à savoir la méthode Getting Things Done (GTD) vous permettra d’être plus productif.

C’est un système créé par un conseiller américain en productivité du nom de David Allen. Il a expliqué cette méthode dans son livre du même nom. L’objectif de la méthode GTD est de décharger l’esprit de celui ou celle qui l’utilise de la nécessité d’avoir à se souvenir des tâches les plus importantes. Cette méthode consiste à répertorier les différentes tâches d’un individu, qu’elles soient professionnelles ou personnelles, sur une liste.

Cette méthode propose des solutions pour prioriser le traitement des tâches, mais aussi pour s’organiser pour les réaliser. Ce système d’organisation se veut aussi précis et adapté. Il prévoit donc régulièrement du temps pour faire le point sur ce qui a été fait et ce qu’il reste à faire. Enfin, David Allen nous aide à passer à l’action à travers des outils concrets.

Dans cet article, vous découvrirez plus en détail comment mettre en œuvre la méthode Getting Things Done pour être productif dans tous vos domaines d’activités.  Cette méthode repose sur 5 étapes chronologiques qui permettent à l’utilisateur de libérer son esprit en vue d’être productif.

 

1. La collecte

Il s’agit ici de regrouper et de noter sur une liste toutes vos idées, vos programmes et vos tâches à accomplir. Il peut être question de listes numériques ou de listes physiques (papier, carnet, agenda, etc.). Ces « listes » sont des termes qui désignent un système de classement.

Ce système de classement constitue donc le moyen par lequel vous conservez les informations recueillies. Il peut s’agir de logiciels (Evernote, Onenote, etc.) ou de matériel physique (bannette, etc.) Généralement, la mise en place d’une organisation GTD exige beaucoup de temps de travail au début.

Cependant, une fois le système mis en place, vous n’avez qu’à ajouter vos nouvelles idées, tâches et programmes dans les listes. Cette phase de collecte vous permet de vous renseigner en quelques minutes sur toutes vos nouvelles activités afin de ne pas les oublier.

 

2. Le traitement dans la méthode Getting Things Done

Dans cette phase, l’utilisateur de la méthode Getting Things Done procède au traitement des informations accumulées dans ses listes. Il s’agit donc de classer ces informations dans le système. Pour ce faire, il est important de se questionner. Ai-je une action à réaliser ? Si non,

• nous allons archiver pour une consultation future,
• inscrire l’action dans la liste « à faire plus tard » ou
• tout simplement supprimer la tâche.

Si oui, nous allons agir en nous demandant si nous pouvons agir tout de suite et quelles sont les actions prioritaires.

En effet, cette étape permet de classer les tâches ou actions de vos listes selon leur envergure, leur importance et leur niveau d’urgence. L’objectif est d’exécuter toutes les tâches ou actions dans les meilleurs délais.

Donc si la tâche prend moins de 2 minutes, nous allons la faire tout de suite. Ensuite, si nous pouvons déléguer, nous le faisons. Si la tâche peut être reportée, nous allons la planifier. Enfin, lorsqu’il s’agit d’un projet, nous allons le diviser en plusieurs tâches facilement réalisables et faire le suivi de toutes les étapes.

 

3. L’organisation de la méthode Getting Things Done

Elle consiste à classer toutes les tâches qui nécessitent d’effectuer une action sur des listes. Pour commencer, l’utilisateur de la méthode Getting Things Done se doit d’exécuter immédiatement les activités qui peuvent être effectuées en moins de deux minutes.

Ces tâches ne doivent donc pas figurer dans le système GTD mis en place. Par contre, vous devez planifier les programmes ou les échéances des projets. Vos projets à exécuter seront divisés en de petites tâches et classés sur la liste des choses à faire.

En effet, selon David Allen, le créateur de la méthode Getting Things Done, les projets sont comme des tâches nécessitant l’exécution de plusieurs actions. Pour les traiter, voici 4 étapes :

• classer ce projet sur la liste des projets,
• définir les étapes de l’exécution de votre projet,
• fixer des délais d’exécution dans votre calendrier et
• prévoir une liste de rappel pour les tâches déléguées.

Par ailleurs, en dehors de votre liste de projets, il est capital d’élaborer une autre liste dans laquelle vous pouvez dresser les actions supplémentaires pour l’exécution du même projet. Il peut s’agir, selon l’envergure de votre projet, d’une liste privée, professionnelle, d’appel à effectuer ou de chose à acheter. Cela vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur le niveau d’exécution de votre projet.

 

4. La révision des listes

L’organisation de vos activités, la fixation de vos délais d’exécution ainsi que la programmation de vos rendez-vous, vous permet d’avoir une bonne vue de l’évolution de votre projet. Cependant, ce n’est pas suffisant pour augmenter votre productivité. Pour avoir donc la garantie que tout se déroule parfaitement et dans les délais, il est essentiel de réviser de façon régulière vos listes.

En consultant régulièrement vos listes, vous aurez l’assurance de n’avoir rien oublié. Ce qui vous permettra d’être entièrement consacré à la tâche en cours d’exécution. De plus, dans le cadre de cette méthode, une actualisation hebdomadaire est indispensable. Pour le faire, il vous faut :

• noter toutes les nouvelles idées qui vous viennent à la tête à la fin de chaque semaine ou à la fin d’un projet,
• si besoin, migrer certaines tâches d’une liste à l’autre,
• vous assurer que votre liste est à jour, vérifier que vos différentes tâches achevées sont bel et bien supprimées de la liste et d’identifier les tâches qui restent à exécuter dans les jours prochains,
• en faire de même avec les projets et leurs étapes,
• vous assurer que votre calendrier est à jour et que vous avez pris en compte vos rendez-vous et respecté vos délais d’exécution.

 

5. L’exécution de la méthode Getting Things Done

La méthode Getting Things Done propose 4 critères pour choisir la tâche à exécuter. Ce qui vous permet aussi de déterminer l’ordre d’exécution de vos différentes tâches. Il s’agit de :

 

Le contexte

En tant qu’individu, vous évoluez dans différents types de contextes chaque jour. Il y a la famille, le travail, les loisirs, etc. C’est pour cette raison qu’il est important de créer différents types de listes, c’est-à-dire des listes contextuelles. Ensuite, suivant le contexte dans lequel vous êtes, vous choisirez la liste en fonction.

Le contexte, ce sont aussi les imprévus. Si un de vos rendez-vous a été annulé, vous réagirez en fonction et planifierez de nouvelles tâches.

 

Le temps dont vous disposez

Compte tenu du temps dont vous disposez, il ne sera pas productif de vous lancer dans un appel téléphonique qui risque de vous prendre des heures. Par contre, il serait avantageux de faire quelques courses au supermarché pour vous approvisionner en vivre. Cela vous permettra de supprimer certaines tâches de votre liste de tâches.

 

Énergie disponible

En général, notre niveau de performance varie en fonction du déroulement de notre journée. Cette croissance diffère d’un individu à un autre. Pour être productif dans toutes vos activités, il est important de déterminer à quel moment de la journée votre performance est à son pic et à quel moment elle est en baisse. Pour le déterminer, il vous suffit d’observer la manière dont votre niveau d’énergie varie dans la journée pendant une semaine. Ainsi, en fonction de vos moments de productivité, il vous revient de planifier vos différentes activités.

 

La priorité des tâches

Le dernier critère pour choisir la tâche à accomplir est la priorité. Il vous suffit de déterminer la tâche qui est la plus importante et de commencer par elle. Par exemple, vous disposez d’une heure de flottement et vous avez la possibilité de rayer de votre liste de tâches certains appels téléphoniques ou d’élaborer un rapport. Il vous revient de tenir compte de la tâche qui est urgente. C’est cette tâche qui sera votre priorité et, par conséquent, la tâche à exécuter.

 

Autre méthode

Vous pouvez aussi choisir de traiter les tâches en fonction :

• des activités planifiées,
• de l’arrivée de nouvelles tâches. C’est donc au fur et à mesure que vous traiterez les tâches,
• faire un mix entre ce que vous avez planifié tout en gardant du temps pour les nouvelles tâches qui arrivent.

 

Ce qu’il faut retenir sur la méthode Getting Things Done

Le système Getting Things Done permet de mieux s’organiser facilement. Il suffit de :

1. noter et regrouper tout ce que nous avons en tête, les tâches en cours, à venir, les documents qui trainent, etc.
2. prioriser les tâches,
3. nous organiser pour les traiter,
4. revoir régulièrement notre système pour nous assurer qu’il soit opérationnel et
5. de passer à l’action.

Pour cette dernière étape, 4 critères vous aideront pour mieux passer à l’action :

• faire en fonction du contexte,
• prendre en considération notre temps disponible,
• agir selon notre énergie du moment ou
• commencer par la tâche la plus importante,
• ou encore choisir entre la planification et faire au fur et à mesure.