Zen to Done : 10 habitudes concrètes pour gagner du temps
L’organisation personnelle permet d’accroître sa productivité, de gagner du temps (et donc d’éviter de perdre du temps), de mieux gérer son temps de travail, de devenir plus efficace, et de hiérarchiser ses priorités. C’est tout à fait le cas de la méthode Zen to Done.
Travailler de façon efficace, travailler intelligemment et travailler plus vite est possible dès lors qu’on sait comment améliorer ses méthodes de travail.
La méthode d’organisation appelée « Zen to Done » ou ZTD réunit une dizaine d’habitudes dont il faut s’imprégner afin d’être plus efficace et être mieux organisé, et de gagner en productivité.
Leo Babauta, l’auteur du blog : « zenhabits » et du livre : « Tout réussir sans stresser grâce à la méthode ZTD » s’est d’abord inspiré de l’ouvrage Getting Things Done (méthode GTD), une méthode d’organisation développée par David Allen.
Si la méthode ZTD s’inspire de la méthode d’organisation GTD, elle est cependant plus facile à mettre en œuvre au quotidien afin d’atteindre les objectifs de productivité.
Les 10 habitudes – Zen to Done
La méthode regroupe une série de 10 habitudes.
1. La collecte
L’ensemble des idées qui vous passent par la tête, des projets que vous souhaitez mener à bien et des tâches que vous souhaitez réaliser doivent être regroupés au sein d’un seul et même document. Il peut être numérique ou au format papier. Cela vous permet de vous « les sortir de la tête » et d’atteindre au mieux les objectifs de productivité. Le mieux est d’avoir vos notes rassemblées sur un même support.
2. Le traitement avec la méthode Zen to Done
Les feuilles volantes, les documents administratifs reçus et à traiter doivent être contenus dans un seul et même bac (cela est notamment valable pour votre vie professionnelle). Dans l’idéal, vous ne devez avoir qu’une boite de réception pour le courrier, pour les mails, un seul numéro de téléphone. Votre boite mail doit être consultée sur des plages spécifiques.
L’idée est de ne pas vous laisser envahir et de prendre une décision pour chaque mail reçu. Vous pouvez agir directement si l’action vous prend moins de deux minutes (supprimer les mails), déléguer (les tâches urgentes que vous n’avez pas le temps de traiter), classer (établir ses priorités – puis-je m’en occuper plus tard ?), ou encore planifier (gérer son planning et l’adapter).
3. La planification
Au début de chaque semaine, il est nécessaire de déterminer ses priorités afin de savoir quelles sont les tâches urgentes et les tâches de la journée à accomplir en priorité. Vous pouvez pour cela vous aider de la matrice d’Eisenhower. Certaines tâches n’auront pas lieu d’être planifiées et pourront attendre. Concentrez-vous sur un ensemble de 5 tâches productives grand maximum et réalisez-les le plus tôt possible dans votre journée.
4. L’action
Évitez au maximum les distractions et les interruptions. Cela vous permettra d’être efficace au quotidien. Dès lors que vous commencez quelque chose, concentrez-vous jusqu’au bout. Si vous cédez aux distractions (par exemple, consultez vos mails au beau milieu de la rédaction d’un rapport), sachez que votre cerveau aura besoin d’une vingtaine de minutes pour se reconcentrer de façon optimale.
Lorsque vous avez quelque chose à faire (et à terminer), vous pouvez aussi utiliser la méthode Pomodoro et découper votre travail en tranches de quelques minutes et vous chronométrer. Ce qui est important, c’est notamment de proscrire le multitâche (ou multitasking).
5. Zen to Done : avoir une organisation simple et fiable
Les listes mises à jour doivent être à la fois simples, mais aussi actualisées régulièrement. Vous pouvez avoir une liste pour chaque « catégorie » de votre vie, par exemple ce qui concerne les courses, la vie professionnelle, le quotidien à la maison, les projets en cours ou encore celle concernant l’ensemble de vos idées.
Les listes doivent être simples et vous vous devez de consacrer votre temps à autre chose qu’à les réécrire sur d’autres supports. Un carnet de notes avec l’ensemble de vos listes est amplement suffisant (certains utilisent des applications pour les listes comme Evernote). Cela vous permettra d’être efficace et productif au quotidien.
6. Le rangement
« Chaque chose à sa place » est clairement le crédo de la méthode Zen to Done. Les crayons dans le pot à crayon, les classeurs sur l’étagère, le chargeur dans le tiroir ou encore s’assurer d’avoir une maison bien rangée. Ne mélangez pas les torchons avec les serviettes ! Le fait d’évoluer dans un environnement organisé vous permettra de gagner du temps au quotidien, et cela est précieux pour booster la productivité.
7. La révision
Votre organisation doit être optimisée. Pour cela, il faut bien déterminer les objectifs que vous vous êtes fixés et les comparer avec ce que vous êtes parvenu à accomplir. Une fois par mois, vous pouvez itérer.
Vous devez revoir vos objectifs « micro » et vos objectifs « macro » c’est-à-dire des objectifs généraux comme vos objectifs de vie, mais aussi de vos objectifs en termes de productivité concernant un projet en particulier qui vous tient à cœur.
8. La simplification avec Zen to Done
Les objectifs à atteindre et les tâches à réaliser sont indiqués sur vos listes, mais doivent être simplifiés afin que leur réalisation soit plus facile. Vous pouvez ainsi supprimer progressivement ce qui ne vous paraît pas essentiel dans l’atteinte de vos buts. Aussi, essayez au maximum de respecter vos engagements. Car cela vous permettra de vous sentir fier de vous et d’être en accord avec vos paroles (envers les autres, mais aussi envers vous-même). Les listes de tâches dans leur ensemble se doivent d’être cohérentes.
9. La mise en place de routines
La mise en place de routine est surtout fonction de votre personnalité. Vous pouvez vous astreindre à faire des listes tous les matins au lever du lit ou tous les soirs avant d’aller vous coucher. Il peut s’agir d’un jour en particulier pour les listes spécifiques, ou d’un endroit en particulier où vous décidez de consulter vos mails.
Les mails doivent être traités au cours de la journée (sauf au lever du lit ou avant d’aller dormir). Vous pouvez déterminer un jour lors duquel vous faites les courses, un autre dédié au ménage ou encore un autre prévu pour les loisirs (comme la pratique d’une activité physique, essentielle !). Vos routines sont fonction de votre horloge biologique, de votre mode de vie, et surtout de vos besoins. La seule condition est qu’elles soient répétitives.
10. Quelle est votre passion ?
L’une des prérogatives à une bonne organisation est de ne pas trainer des pieds dans nos actions. Pour ce faire, l’une des méthodes les plus pertinentes est de faire ce qui nous plaît et ce qui nous passionne. Il n’y a pas lieu d’être sujet à la procrastination dès lors que ce que vous faites vous plaît.
Si vous ne pouvez pas vivre de votre passion, alors vous pouvez avoir pour objectif de vivre de celle-ci. L’habitude à établir dans votre quotidien est celle consistant à rechercher ce que vous aimez et à débloquer du temps pour vous y adonner. Dès lors que vous parviendrez à avoir des projets que vous aimez, la liste de tâches vous paraîtra semblable à une liste de cadeaux à déballer.
Zen to Done et mise en pratique
Grâce à la méthode explicitée par Leo Babauta, il est possible d’accroître sa productivité grâce aux habitudes qu’il conseille de mettre en place afin de gérer plus efficacement son quotidien.
Cependant, organiser et gérer notre temps requiert de mettre en pratique les habitudes énumérées, ce qui est loin d’être facile.
L’engagement
Tout d’abord, l’« engagement » est l’une des clefs. Dites à votre entourage comment vous allez commencer à organiser au mieux votre environnement, comment vous allez accomplir efficacement les tâches que vous avez notées. Montrez et publiez éventuellement votre plan d’action. Définissez un nombre d’heures par jour. Évoquez le fait que vous allez vous concentrer sur les priorités que vous énumérez.
Agir régulièrement avec la méthode Zen to Done
L’habitude ne s’acquiert qu’avec la pratique. Vous ne serez efficace au travail qu’en vous rendant au bureau tous les jours. Pour cela, il est nécessaire de dire non aux sollicitations, d’être productif lors de votre journée de travail en procédant à l’optimisation du temps de travail. Attention, il est nécessaire de prendre le temps de planifier en amont.
À force de persévérance, vous verrez que l’accomplissement de l’objectif aura le goût de l’évidence…
Les récompenses
Il convient d’être son meilleur allier pour travailler plus intelligemment. Pour cela, il faut savoir se dire qu’on a bien travaillé. Pensez à vous offrir un cadeau ou à vous octroyer un moment de plaisir lorsque vous avez le sentiment d’avoir franchi une étape importante de votre projet.
La pensée positive avec Zen to Done
Soyez positif ! Oui, vous allez accroître votre productivité et gérer de façon efficace les courriels. Vous allez éviter les activités chronophages comme les réseaux sociaux. Vous en êtes parfaitement capable et il convient de vous le répéter chaque jour.
Apprendre à s’organiser au quotidien est un métier. Sachez qu’il existe des professionnels du coaching si vous vous sentez dépassé par les événements.
Julien Godefroy
Consultant et Formateur en Gestion du Temps
Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.
