Méthode de planification : étapes et méthodes pour bien planifier

L’action de planifier est une « méthode consistant à choisir des objectifs et à proposer des moyens pour y parvenir » (Dictionnaire Le Robert). Elle consiste à piloter le suivi de la conduite de projets grâce à des méthodes de planification permettant de mettre en place un projet dans sa globalité. Une méthode de planification c’est donc aussi comprendre le pourquoi et le comment des actions.

La planification permet d’anticiper les actions relatives à différents secteurs parmi lesquels la stratégie militaire, le management d’entreprise (par exemple : marketing, finance, commercial), l’économie, l’urbanisme, le spectacle, le voyage, etc.

 

Qu’est-ce qu’une méthode de planification ?

La planification renferme plusieurs critères et présente différents intérêts en termes de gestion de projet.

 

Les critères de la planification 

La planification est le fait d’un domaine spécifique. Elle comprend des objectifs précis, dispose de moyens et s’établit sur la durée. Ce dernier aspect est notamment essentiel pour anticiper les éléments opérationnels relatifs au « QQOQCC : qui, quoi, où, quand, comment, combien ». 

Il s’agit de l’un des nombreux outils de planification :

• Les parties prenantes jusqu’à la fin du projet (qui)
• Les activités relatives au projet comprenant les différents livrables (quoi) 
• Quelles sont les zones géographiques ciblées dans la gestion du projet (où)
• Le calendrier du projet et la finalisation des jalons (quand)
• Les moyens mis à disposition pour mener à bien le plan (comment)
• Le budget alloué (combien) 

On retrouve aussi d’autres questions plus généralistes, mais non moins essentielles, telles que :

• L’opportunité du projet (pourquoi)

Aussi, le plan peut également être partie intégrante d’une stratégie plus globale : il s’agira alors d’une planification stratégique.

 

L’intérêt de la planification 

La planification permet à votre directeur de projet d’augmenter les chances de réussite du projet grâce à des méthodes agiles conduisant à structurer un réseau logique de suivi de vos projets, instaurant ainsi les fondamentaux du projet parmi lesquels les délais du projet.

Lorsque nous utilisons la roue de Deming, à savoir le Plan, Do, Check, Act, la première étape est la planification.

La planification est utile en ce qu’elle permet la gestion des ressources par nature limitées, aléatoires, car relatives à la chance, et comprend une priorisation nécessaire.

 

Quelles sont les techniques de planification ?

La planification consiste à optimiser différents paramètres, compte tenu des ressources limitées en temps, en quantité et en compétences, d’une durée définie et potentiellement courte, d’une qualité irréprochable et d’un périmètre changeant (équipes, zone géographique, durée, objectifs). Certaines techniques peuvent permettre une imbrication efficace de ces différents éléments pour un bon plan d’action.

 

1. Les outils indispensables

 

Méthode de planification : découpage en tâches

Piloter la planification du projet de la bonne manière requiert de découper le projet en différentes missions. Quelles que soient les techniques de planification mises en place, toutes nécessitent un tel séquençage. L’ordre établi doit être logique et comporter différentes tâches planifiées dans un ordre précis en vue d’une gestion de projet efficace.

 

Charge et délai

Le découpage conduit ensuite à « sous-peser » les tâches (densité, délai, budget), à procéder à la planification de leur temporalité, puis à allouer des ressources afin de les réaliser. 

Le prévisionnel est essentiel pour appréhender le chemin critique de gestion des tâches. Chacune d’entre elles doit être intégrée dans un tableau de bord avec un ordonnancement précis. Il faut être évidemment agile et flexibles. Il existe des interdépendances inévitables au sein du portefeuille de projet et il est nécessaire de les prendre en considération pour mener à bien celui-ci.

 

Les fourchettes

Le déroulement du projet est inscrit dans un planning avec différentes tâches. La décomposition est nécessaire à la conduite de projet et permet d’obtenir des sous-tâches. Assurer le suivi des projets requiert d’établir « une durée minimale, » « une durée idéale » ainsi qu’une « durée défavorable ».

Planification et suivi peuvent notamment s’inspirer de la méthode COCOMO (COnstructiv COst MOdel) qui permet de mesurer le coût d’un projet logiciel.

 

Méthode de planification : estimation des temps

Le chef de projet définit la durée de la tâche et l’intègre dans sa propre technique de planification. Il ne s’agit pas d’une donnée fiable et figée. La notion du temps est relative à l’expérience du planificateur. Il existe cependant quelques basiques à prendre en considération : 

• La loi de la chronobiologie consiste à terminer un travail à une date qui a du sens. Par exemple : avant de rentrer chez soi, avant de partir en vacances, avant le vendredi, en fin de matinée. Nous prévoyons rarement de terminer une tâche pour le mercredi à 14h17.
  
• Le syndrome de l’échéance : plus vous rendrez formelle la date d’échéance du projet, plus elle deviendra une échéance chronobiologique.
• La théorie CQFD, « C’est Quasiment Fini Demain, » estime que l’avancement jusqu’à 90% d’une tâche est possible en un court laps de temps. Par contre, sa finalisation, elle, peut mettre beaucoup plus de temps. Nous aurions donc plus de difficultés à terminer ce que nous avons commencé.

 

Allocation des ressources

Le planning doit comprendre l’allocation des ressources au travers de différents plannings apportant des précisions en termes de ressources disponibles : 

• Le nivellement des ressources humaines et matérielles ; la méthode PERT « utilisée pour calculer, de façon réaliste, le temps nécessaire pour terminer un projet » peut s’avérer bénéfique ;
  
• Le taux d’exploitation des ressources en termes de disponibilité ;
  
• La variation des ressources sur le projet doit suivre une courbe « en cloche ». Pour schématiser, le début et la fin de la tâche nécessitent peu de ressources. Le milieu doit mobiliser des ressources « situées au sommet de la courbe ».

 

2. Zoom sur le diagramme de Gantt

À l’origine, le diagramme de Gantt apparaît en 1890 par l’intermédiaire de Karol Adamiecki, ingénieur « en gestion ». Il est ensuite développé par Henry Gantt, lui aussi ingénieur, mais d’origine américaine et « consultant en management ». 

Le diagramme de Gantt permet l’ordonnancement et la gestion de projet grâce à la visualisation du temps nécessaire aux différentes tâches. Il s’agit de l’un des outils existants les plus efficaces. 

Les ordonnées indiquent les tâches à effectuer, tandis que les abscisses montrent le temps nécessaire à leur réalisation : en jours, en semaines voire en mois. 

Une barre horizontale matérialise chacune des missions. 

L’intérêt d’un tel diagramme est de pouvoir appréhender les différentes tâches à réaliser, d’établir une date de début et de fin, une durée idéale et d’indiquer les tâches simultanément. Cet outil indique en réalité toutes les dates clefs d’un projet dans sa globalité ainsi que son état d’avancement. 

Il permet l’enchaînement des tâches et de traiter plusieurs activités simultanément. Le diagramme facilite la modulation de délais pour chaque étape, des jalons permettant de valider chacune d’entre elles. 

Le diagramme est notamment utile en ce qu’il offre la possibilité d’affecter des ressources humaines, mais également matérielles et budgétaires. 

Enfin, le diagramme est essentiel pour réaliser des feedbacks quant à l’état d’avancement d’un projet : en avance, en retard, et permet de savoir quand mettre « les bouchées doubles ». 

 

Méthode de planification : l’existence d’outils 

Les méthodes de planification comprennent différents outils de planification. 

Un logiciel de gestion de projet est un outil de gestion souvent incontournable pour les projets complexes à l’instar des projets informatiques. Savoir planifier et conduire des projets requiert de la méthodologie de gestion et des qualités en termes de cadrage. 

Rien n’empêche le planificateur de participer à des MOOC (Massiv Open Online Courses). 

Ces derniers peuvent expliquer comment utiliser certains logiciels de gestion permettant la planification du projet ou montrer comment fonctionne un diagramme de Gantt, qui est par exemple l’un des nombreux outils performants de planification.

Il est aussi possible de combiner les outils. Par exemple, nous pouvons partir du diagramme d’Ishikawa pour identifier les actions. La planification est très « visuelle ». Il est donc aussi important de trouver son outil.

L’avancement de projet et son cycle de vie requièrent une bonne gestion du temps, l’adoption d’une méthode agile, mais également des outils de gestions permettant de planifier des projets. S’appuyer sur un logiciel de planification afin de suivre certaines méthodologies peut s’avérer être incontournable dans certains cas.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.