La loi de Parkinson : réduire le temps imparti pour aller à l’essentiel

Comment être efficace, accroître sa productivité, prioriser la liste de tâches, affronter les distractions, dire non, organiser sa journée, organiser son travail, travailler de manière plus efficace, maîtriser son temps, booster sa productivité ? Comment gérer et organiser, être plus concentré ? Ou encore, comment gagner du temps, être réellement efficace et être le plus performant possible ? La loi de Parkinson va profondément vous y aider.

Comprendre les différentes lois existantes permet de mieux gérer son emploi du temps, de gagner en productivité, de mieux gérer ses mails ou les interruptions, d’adopter une organisation personnelle renforcée et d’améliorer son organisation professionnelle. 

Gagner en efficacité professionnelle, gérer les imprévus, améliorer notre productivité et participer à la bonne gestion de son environnement n’est pas simple. C’est la raison pour laquelle la loi de parkinson est un outil productif dont vous pouvez vous inspirer. 

Elle vous permettra d’accroître votre productivité.

 

Être plus efficace avec la loi de Parkinson 

La loi de Parkinson est sans surprise une loi invoquée par Cyril Northcote Parkinson, qui a fait une observation qu’il a nommée « loi de Parkinson ». Le principe est que chaque tâche ou activité prendra tout le temps qui lui était prévu pour la réaliser. En d’autres termes, si vous aviez prévu 2 heures pour réaliser une tâche, cela vous prendra 2 heures. Mais si vous prévoyez 4 heures pour cette même tâche, vous y passerez 4 heures. Le travail tend à se dilater pour remplir la « case horaire » prévue.

 

La loi de Parkinson : définition 

Ainsi, si vous déterminez un temps imparti pour réaliser une tâche, vous utiliserez l’intégralité de ce temps préalablement défini. Même si cela vous aurait pris moins de temps que prévu !

Le chercheur s’est penché sur l’accroissement de la quantité de fonctionnaires dans l’administration publique anglaise. Il s’est rendu compte que le nombre de fonctionnaires augmentait indépendamment de la quantité de travail à réaliser.

Le principe est simple : plus nous avons de temps, plus nos tâches vont occuper ce temps. En passant beaucoup de temps sur une tâche, nous allons avoir besoin de recruter pour faire les autres tâches. Le nombre d’employés va augmenter parce que nous passons trop de temps sur les tâches. De plus, plus il y a d’employés, plus la structure va devoir passer de temps à s’organiser. D’où encore des pertes de temps et des recrutements à prévoir.

Il est donc possible de travailler plus efficacement en s’imprégnant de la loi de Parkinson.

 

Pourquoi la loi de Parkinson est-elle révolutionnaire ?

La loi de Parkinson sous-entend que vous avez tout à fait la possibilité de travailler moins et plus à la fois !

D’abord, vous avez la possibilité de travailler moins, car si vous déterminez le temps que vous prendra une tâche avant de vous y atteler (ou si vous définissez ce temps imparti auprès d’un collaborateur) alors vous vous astreindrez à la terminer dans ce laps de temps. 

Vous pouvez bien entendu dépasser, mais vous serez toujours plus rapide que si vous n’aviez pas déterminé le temps de sa réalisation en avance ou si vous lui aviez accordé trop de temps.

Ainsi, vous avez la possibilité de travailler plus, car vous aurez plus de temps pour occuper votre temps à la réalisation d’autres tâches. 

En bref, la loi de Parkinson permet de gagner en productivité (et c’est la raison pour laquelle nous vous l’expliquons et vous encourageons à l’utiliser).

 

Que peut-on apprendre de la loi de Parkinson ? 

Parkinson va faire d’autres observations que le fait qu’une tâche va utiliser tout le temps qui lui est imparti.

En effet, en analysant le fonctionnement de l’administration britannique, il remarqua que :

• chaque personne va plutôt chercher à créer des postes sous ses ordres plutôt qu’au même niveau hiérarchique qu’elle
• toutes les structures d’au moins 1000 personnes n’ont pas besoin d’autres tâches que celle de gérer le personnel pour s’occuper à plein temps

Pour ce qui concerne le premier enseignement de la loi de Parkinson, on se rend bien compte de la nécessité de limiter le temps imparti pour réaliser une tâche. Qu’il s’agisse de nous-mêmes ou de nos collaborateurs. Toute proportion gardée, il est donc nécessaire de réduire le temps qu’un collaborateur ou nous-mêmes devons consacrer à la réalisation d’une mission spécifique. Cela vous (lui) permettra de gagner en efficacité et en productivité. 

Il est également pertinent de s’imprégner de la loi de Parkinson. Ceci, bien qu’il s’agisse d’une loi inspirée de la bureaucratie des années 1950. Elle montre que les collaborateurs qui ont le statut de cadre vont préférer déléguer plutôt que d’intégrer à l’entreprise des cadres de leur niveau. Car ils risquent de devenir des rivaux ! Le fait de travailler avec des collaborateurs qui manquent d’autonomie (en raison du manque de compétence) conduit à augmenter le temps de travail global des équipes (réunions, rapports, comptes-rendus, etc.). 

Cette loi est donc pertinente en ce qu’elle nous fait prendre conscience de notre nature d’être humain. Nous sommes sujets à la rivalité et à la peur de perdre nos « privilèges ». Pour les chefs d’entreprise notamment, cela peut rendre compte des besoins trop souvent ignorés en termes de ressources humaines. Le temps de travail est précieux et peut être valorisé, maximisé, optimisé ! 

En conclusion : méfiez-vous des personnes qui revendiquent de n’avoir jamais le temps ! Il se pourrait qu’en raison de la loi de Parkinson, pour laquelle le « travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement, » ce soit finalement « l’homme le plus occupé qui a le plus de temps libre ».

 

La théorie de la futilité : la seconde loi de Parkinson

Parkinson a permis de mettre en lumière l’absurdité de certains process, et certaines gestions de projets par l’intermédiaire de la théorie de la futilité. Elle montre que les administrations (et cela est valable pour les entreprises) se concentrent souvent sur des futilités. Ceci au lieu de s’attacher à la vision globale et d’établir des lignes de conduite principales. 

En management, on constate en réalité que dans la conduite d’un projet (même simple), le fait de multiplier les intervenants provoque quelques effets négatifs. Ces derniers sont animés par la volonté d’affirmer leur savoir, leurs compétences et leurs pouvoirs concernant des aspects anecdotiques. Ce qui engendre des conflits. 

Ces constats conduisent à la « loi des mille ». Cette loi stipule qu’à partir d’un certain nombre, la structure s’occupe de sa propre organisation ! Les considérations de gestion du personnel, les rapports et les réunions suffisent à donner du travail à l’ensemble de la structure. Elle ne donne plus la moindre création de valeur.

Enfin, la loi de Parkinson est teintée d’un certain humour d’origine anglaise, destiné à jeter un certain discrédit sur la bureaucratie britannique de l’époque dans la mesure où elle s’en inspire.

 

Quelles mesures prendre grâce à la loi de Parkinson ? 

Être toujours plus performant requiert de travailler intelligemment, de savoir déterminer ses priorités, de hiérarchiser les tâches, de savoir gérer son planning.

Il existe de nombreux outils de gestion du temps permettant d’appliquer la loi de Parkinson : la méthode Pomodoro (ou du minuteur), la matrice d’Eisenhower, les siestes, la gestion des notifications…

 

Les échéances à fixer

Nous l’avons compris, pour être efficaces, il est nécessaire de mettre en œuvre des échéances. Les équipes doivent pouvoir remplir des objectifs sur un temps imparti, et idéalement ne pas le dépasser. 

Sans être trop longues, les échéances doivent cependant être réalistes ! Aussi, il ne s’agit pas d’être intransigeant sur de tels délais, mais bien de faire preuve de flexibilité. Les objectifs chiffrés sont l’idéal, car ils sont mesurables et objectifs.

 

La planification de toutes les tâches 

Dans l’idéal, toutes les tâches doivent être définies, priorisées et estimées (en termes de temps). 

La technique Pomodoro, qui consiste à utiliser un minuteur pour mesurer le temps passé sur une tâche (déterminé au préalable) est grandement utile pour gagner en productivité.

 

Travailler moins, travailler mieux : bienvenue dans le « concept » Parkinson 

Comment comprendre et appliquer la loi de Parkinson ? Vos collaborateurs et vous-même ne devez pas travailler davantage, mais travailler mieux, en travaillant moins ! 

Il ne s’agit donc pas de leur donner plus de choses à faire à vos collaborateurs. Il faut leur assigner le même niveau de travail en un temps réduit. Et éventuellement, ils peuvent utiliser les temps disponibles pour se consacrer à des tâches auxquels vous n’auriez pas pensé.

Les délais trop courts ne contribuent pas, par nature, à une meilleure organisation du travail, mais à une surcharge pouvant conduire au burn-out et aux arrêts maladie. Prudence donc, quand on s’inspire de la loi de Parkinson pour déterminer et estimer certaines tâches.

 

La loi de Parkinson dans notre vie personnelle

Dans certains domaines de la vie, déterminer des échéances trop longues peut conduire à procrastiner. Il est donc nécessaire de s’imposer des délais plus courts que d’habitude, sans pour autant faire preuve d’agressivité à notre égard. 

Les lois de Parkinson permettent ainsi d’optimiser les entreprises dans leur organisation.

 

En conclusion

L’espace de travail ainsi que la journée de travail doivent être organisés afin de travailler de façon efficace. La loi de parkinson permet de mieux gérer sa vie professionnelle et sa vie privée, de devenir efficace et productif et d’améliorer son temps. 

Développer son efficacité, améliorer sa productivité, gérer un emploi du temps professionnel, être plus réactif, atteindre une productivité maximale, devenir vraiment productif, fixer ses priorités, planifier efficacement, prendre le temps d’organiser votre emploi du temps, être plus performant, augmenter votre efficacité, être plus productif, faire preuve d’efficacité au travail, booster sa productivité personnelle, planifier son travail, définir des objectifs de productivité, définir ses priorités, consacrer votre temps à l’organisation…

Pour être performant au travail, organiser son temps, et augmenter votre productivité, encore faut-il planifier sa journée en prenant en considération les différentes lois existantes. 

La loi de Murphy stipule que « rien ne se passe jamais comme on l’a prévu ». Le diable est dans les détails. Pour pouvoir travailler efficacement, la gestion des urgences n’est pas l’unique prérogative.

Selon la loi de Pareto, « l’essentiel prend 20% du temps et de l’espace, l’accessoire 80% ». Elle peut vous permettre de gagner en efficacité. 

Afin de planifier sa journée, il est possible de s’inspirer de la loi d’Illich (loi de l’acharnement inefficace) selon laquelle « au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine diminue jusqu’à devenir négative ».

La loi selon laquelle « le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption » est la loi de Carlson. Elle est importante pour repérer les tâches chronophages et lutter contre la procrastination. Ceci afin de procéder à l’optimisation du temps de travail.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.