La matrice Eisenhower : pour mieux gérer ses priorités

La matrice Eisenhower a été conçue par un général des armées américaines. Il deviendra président des États-Unis entre 1953 et 1961. Cette matrice hiérarchise les tâches selon leur degré d’urgence et d’importance. En effet, Dwight D. Eisenhower, lors de la Seconde Guerre mondiale, devait prendre des décisions importantes en urgence.

Cela l’a donc conduit à penser un système pouvant lui permettre de se concentrer davantage sur les choses importantes et urgentes. Ainsi, pouvait-il prendre des décisions judicieuses. Cette méthode consiste à éliminer ou à déléguer les tâches qui ne sont pas importantes et urgentes à d’autres personnes. Ce qui permet d’être plus concentré sur les tâches classées importantes et urgentes et de mieux gérer vos priorités.

La matrice Eisenhower repose en effet sur 4 quadrants. Chaque élément des quadrants permet l’application d’une stratégie de travail spécifique. En appliquant efficacement les éléments de chaque quadrant, vous serez en mesure de hiérarchiser vos différentes tâches selon leur urgence et leur importance. Il s’agit de :

• faire en premier : ce qui est urgent et qu’il faut effectuer immédiatement,
• reporter : pour les tâches importantes, mais qui ne sont pas urgentes. Ces tâches peuvent donc être planifiées,
• déléguer : pour ce qui est urgent, mais pas important. Ces tâches peuvent être déléguées à d’autres collaborateurs,
• ne pas faire : ici, la tâche n’est ni importante ni urgente. Le mieux est de ne même pas vous concentrer à la réaliser.

La matrice Eisenhower est une stratégie qui peut vous aider à prendre des décisions importantes en matière d’exécution des tâches. Ce qui contribue à améliorer la productivité. Toutefois, pour l’appliquer efficacement, il est important de maîtriser les 4 quadrants qui la constituent.

Dans cet article, vous découvrirez comment utiliser la matrice Eisenhower pour éliminer les distractions en vue d’être productif dans toutes vos activités.

Le quadrant des choses à faire de la matrice Eisenhower

Dans ce quadrant, vous avez les tâches les plus importantes qui doivent attirer votre attention pour être exécutée le plus rapidement possible. Nous vous conseillons d’effectuer ces tâches le même jour ou, au plus tard, le lendemain. En effet, retarder à plus d’un jour l’exécution de ces tâches peut créer d’autres situations de lourdes conséquences.

Par ailleurs, les tâches qui se retrouvent dans ce quadrant sont des tâches qui demandent suffisamment de temps et d’énergies pour leur exécution. Ce sont souvent les tâches que vous trouvez énormes parce qu’elles vous prendront assez de temps et d’énergie. Toutefois, en les plaçant dans ce quadrant et en utilisant le principe « Eat the frog », développé par Mark Twain, vous les terminerez plus vite que vous ne l’aurez imaginé. En effet, commencer par « manger la grenouille » peut augmenter votre satisfaction au travail et donc accroître votre motivation. De plus, c’est un moyen qui vous amène à vous discipliner et à accroître votre confiance en soi.

En effectuant les tâches de ce quadrant qui représente les tâches les plus importantes et urgentes et de toute évidence, les plus difficiles, vous aurez moins de difficulté à réaliser le reste de vos obligations. Vous pouvez aussi faire recours à la technique Pomodoro. Cette technique vous aide à développer des compétences de concentrations et ainsi devenir plus productif. Avec l’outil Office Hero Planner, vous disposez d’un espace où vous pouvez lister vos tâches quotidiennes les plus importantes et les plus urgentes. Il vous aide à faire régulièrement les planifications judicieuses de vos tâches quotidiennes.

Le quadrant de la planification

Nous avons nommé ce quadrant de la matrice Eisenhower « planification ». Tout simplement parce qu’il regroupe des tâches qui sont importantes, mais pas urgentes. En effet, la productivité passe par le fait de savoir mettre à profit chaque heure de liberté. Pour ne pas donc oublier les choses importantes, mais pas urgentes, il est important de les planifier. Et c’est la fonction de ce second quadrant.

Il permet de réduire le stress que peut provoquer l’idée de ne pas avoir le temps d’exécuter ces tâches moins urgentes. En planifiant ces différentes tâches, vous serez plus concentré pour exécuter les tâches importantes et urgentes en vue d’avoir le temps d’effectuer les tâches de ce quadrant. Même si elles ne sont pas urgentes, leur exécution est essentielle pour le développement de votre entreprise ou pour l’organisation de votre vie quotidienne.

De plus, réussir à exécuter ces différentes tâches, vous procurera beaucoup de satisfaction, ce qui va accroître la motivation. Vous pouvez, par ailleurs, vous servir des espaces dédiés de l’outil Office Hero Planner pour planifier et exécuter de façon productive vos différentes tâches de ce quadrant.

Le quadrant de la délégation de la matrice Eisenhower

Ce quadrant regroupe les tâches qui sont urgentes, mais pratiquement pas importantes. Étant donné son caractère urgent, il revient de déléguer son exécution à une personne ayant les compétences pour le faire. Il est donc important, pour les entreprises ou même pour la gestion de la maison, de développer la culture du travail en équipe. Ainsi, vous pouvez déléguer une tâche moins importante à une autre personne, ce qui garantit la productivité de l’équipe. En fait, ces tâches peuvent être effectuées par vous-même. Cependant, pour avoir le temps de vous concentrer sur les tâches des 2 premiers quadrants et surtout pour faire un travail de qualité, il vaut mieux les confier à d’autres collaborateurs.

Toutefois, il est essentiel de suivre l’évolution de ces tâches déléguées à travers vos moyens de communication. Vous pouvez suivre l’évolution des tâches de ce quadrant par e-mail, lors d’une réunion ou par téléphone. Dans le cas contraire, vous risquez de ne pas trouver la productivité recherchée si vous déléguez des tâches sans mettre en place des dispositifs de suivi. Donc, dans le but de suivre correctement le progrès des tâches déléguées à vos collaborateurs, il vous suffit de mettre en place un bon système de communication. Ce faisant, vous créez aussi un environnement de travail agréable, ce qui renforce les relations entre les membres de l’équipe.

Le quadrant « ne pas faire »

Encore appelé quadrant « supprimer », ce dernier quadrant regroupe l’ensemble des tâches inutiles. Il est indispensable de supprimer de votre routine journalière ou hebdomadaire. Les éléments de ce quadrant constituent des habitudes qui vous font perdre énormément de temps. Elles vous rendent moins productif. Il peut s’agir du temps perdu à naviguer sur internet inutilement ou le temps perdu à lire des courriels non urgents et non importants.

En éliminant ces tâches de votre routine, vous rentabiliserez ces moments de liberté pour exécuter une tâche plus importante et urgente. Cela vous permettra de gagner du temps pour travailler ou pour apprendre d’autres compétences. Vous pouvez donc vous servir du planificateur Not To-Do. Vous y mettrez les tâches que vous devez supprimer de vos habitudes. Ce planificateur vous permettra de définir des moments précis de votre journée. Vous pourrez consulter vos e-mails, passer des appels téléphoniques et toutes autres tâches inutiles.

Donnez-vous comme principe de ne pas effectuer ces tâches en dehors des heures prévues pour elles. Vous pouvez même éteindre votre téléphone ou le mettre en mode avion s’il vous empêche d’être concentré durant vos heures de travail. En faisant ainsi, vous serez non seulement productif, mais vous développerez aussi de nouvelles compétences en matière de gestion du temps et des tâches.

Ce qu’il faut retenir sur la matrice Eisenhower

Parfois appelée Eisenhower Decision Matrix ou Eisenhower Box, la matrice Eisenhower permet de résoudre les problèmes de gestion du temps et des tâches liés à une mauvaise hiérarchisation. Grâce à cette matrice, vous pouvez gérer efficacement vos tâches et votre temps, ce qui vous rendra plus productif. Toutefois, pour le mettre en pratique, il vous faut :

• élaborer les listes des tâches à faire. Libérez votre esprit de la lourde charge qui consiste à mémoriser les tâches à faire. Vous avez donc la possibilité de hiérarchiser les tâches qui sont prioritaires,
• définir une limite de tâches à faire par quadrant. Être productif revient à effectuer des tâches de façon efficace et dans un temps raisonnable. Il est donc important de se définir un nombre de tâches par quadrant. Cela vous permet d’accroître votre motivation au fur et à mesure que vous terminez une tâche,
• supprimer les distractions. Fixez-vous des heures de distractions en vue de vous concentrer pleinement pendant vos heures de travail,
• suivre les tâches déléguées. Utilisez vos outils de communication pour contrôler le niveau de progression des tâches déléguées à vos collaborateurs.

Par ailleurs, lorsque vous dressez une liste de tâche, vous libérez votre esprit. Votre liste vous aide à définir les tâches les plus importantes et urgentes en vue de vous y concentrer efficacement. Pour utiliser la matrice Eisenhower de façon productive, nous vous conseillons de ne pas dépasser les 8 tâches par quadrant.

Toutefois, même si vous souhaitez compléter le quadrant avec d’autres tâches, il est important d’exécuter préalablement les 8 premières tâches définies. Ce quadrant favorise aussi l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Vous pouvez donc l’appliquer à votre vie personnelle comme à votre vie professionnelle.

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