S’organiser au quotidien : 10 leviers pour mieux gérer ses tâches

La gestion du temps n’est pas une science exacte. S’organiser au quotidien, faire preuve de productivité, apprendre à déléguer, gérer les listes de tâches à faire et les emails, dire non aux distractions, être plus efficace, prioriser ses missions dans son emploi du temps…

Être bien organisé et maîtriser son temps s’apprend avec le temps ou lors de formation en gestion de vie personnelle ou lors d’une formation gestion du temps.

Car oui, il existe des astuces permettant d’organiser sa journée, son espace de travail, et ainsi de gagner du temps !

 

Les principes de base pour s’organiser au quotidien

Il existe quelques principes de base concernant l’organisation des individus. Il s’agit tout d’abord de désencombrer. En d’autres termes, il s’agit de supprimer ou de se défaire de ce qui est inutile. Ensuite, il s’agira de gérer son planning et de hiérarchiser ses priorités. Enfin de tenir compte de l’anticipation dans l’organisation.

 

1. Le désencombrement 

Si vous souhaitez être zen et éviter le burn-out, désencombrez ! Qu’il s’agisse de déterminer vos priorités professionnelles, de gagner en efficacité professionnelle, ou d’améliorer votre organisation personnelle, débarrassez-vous du superflu, qu’il s’agisse des feuilles volantes, des prospectus, des devis sans réponse…  Savoir gérer son temps nécessite d’optimiser son organisation et donc de mettre de côté (ou à la poubelle) ce qui est inutile.

 

2. Gérer son planning et hiérarchiser ses priorités

Mieux gérer votre temps consiste aussi à ne pas s’atteler à une tâche pour revenir à une autre, plus urgente. La gestion des priorités vous permet de gagner un temps précieux. Cela conduit à organiser sa vie en fonction de ce qui est urgent, et ce qui ne l’est pas (matrice Eisenhower). Vous ne vous posez plus la question de savoir quoi faire ni quand le faire. Car vous l’avez déterminé en avance, en fonction de vos priorités et du planning adéquat.

Une liste de tâches à faire pour s’organiser au quotidien

L’une des bonnes habitudes consiste à s’imprégner d’un outil productif tel que la liste des tâches à faire. Cela permet d’organiser le plan d’action et d’être productif grâce à la prévision de créneaux et d’établir des priorités, de prendre du recul et de faire preuve d’une gestion du stress adéquate. Vous savez tout ce que vous avez à faire grâce à la liste de choses à faire et devez l’intégrer au mieux à vos agendas personnels et professionnels. 

Une telle liste de tâches à réaliser permet d’aider à s’organiser, et il s’agit de l’un des outils de gestion du temps les plus simples, les plus pratiques et les plus faciles à utiliser que votre propension à l’organisation soit élevée ou qu’elle soit médiocre… !

L’agenda

Planifier son temps, cela requiert de consacrer votre temps à l’organisation et à l’optimisation du temps. Quand avez-vous une pause ? Quand pouvez-vous vous permettre de faire une pause ? Attention aux voleurs de temps ! L’agenda est un merveilleux moyen de contourner les distractions, de gérer l’organisation avec brios et de gagner en productivité. Un agenda aide à s’organiser, et permet de gérer avec efficacité son emploi du temps tout en optimisant le temps à gagner sur la vie pour profiter de vos proches…

 

3. L’importance de l’anticipation 

Savoir s’organiser requiert de gérer un emploi du temps professionnel, mais l’anticipation est le maître-mot pour économiser votre temps et faire face aux imprévus. L’anticipation est intéressante en ce qu’elle permet d’améliorer notre productivité et nous conduit à éviter d’avoir à réorganiser le travail en cours. Qu’il s’agisse des courses, des vêtements à laver ou d’un projet professionnel à long terme, anticipez au maximum de vos possibilités !

 

Organisation – comment travailler ?

Lorsqu’on travaille et qu’on souhaite être mieux organisé, il s’agit d’abord d’avoir des objectifs clairs quant aux missions qui nous sont conférées, puis de s’imprégner de la règle des deux minutes, ainsi que de la méthode Pomodoro.

 

4. La clarification des objectifs pour s’organiser au quotidien 

La liste de tâches urgentes s’allonge et pourtant, vous êtes sujet à la procrastination. Pour être plus organisé, qu’il s’agisse de sa vie professionnelle ou de sa productivité personnelle, il est nécessaire d’apprendre à mieux s’organiser afin de planifier sa journée au mieux.

Être plus performant, cela passe d’abord par une vision claire des tâches à accomplir. Comment organiser sa journée de travail et planifier sa journée de manière optimale ?  Un bullet journal ou encore un planning mensuel peuvent vous permettre d’améliorer votre productivité en indiquant les tâches de la journée, les tâches urgentes et ainsi procéder à la gestion des tâches dans leur ensemble. 

Gérer ses tâches (dont les tâches ménagères) requiert d’apprendre à s’organiser et d’apprendre à mieux gérer les imprévus à venir de manière hebdomadaire et mensuelle. 

Vous serez plus efficace et productif, serez en mesure d’identifier les priorités et de ne plus passer le plus clair de son temps à vous demander par où commencer… si vous avez des objectifs clairs et précis !

 

5. La règle des 2 minutes

Selon le consultant américain en productivité David Allen, dès lors qu’une tâche vous prend moins de deux minutes, vous pouvez et devez vous y atteler. 

Il s’agit là d’une manière efficace d’économiser votre temps. Ce type de tâche n’est ainsi pas à noter et encore moins à planifier, car vous vous y astreignez dans l’instant, et celle-ci est ainsi derrière vous. 

Toutes les formations en gestion vous le diront. Si la tâche prend moins de deux minutes, bannissez la procrastination et occupez-vous-en !

 

6. Le minuteur

La méthode Pomodoro permet de décomposer certaines tâches, et cela est d’autant plus efficace que ces tâches sont contraignantes. Donnez-vous quelques minutes (20, 45, 55 minutes) pour terminer quelque chose. Il peut s’agir d’un article, d’un chapitre, de papiers administratifs. Peu importe, le fait de chronométrer ne vous rendra que plus efficace.

Aussi, notez que le principe de Pareto selon lequel « environ 80% des effets sont le produit de 20% des causes » est essentiel à votre organisation. Le simple fait de commencer une tâche (20%) vous conduit à vous astreindre à réaliser « le gros du travail » (80%).

 

S’organiser au quotidien – quelles sont les bonnes habitudes à prendre ?

La mise en place d’une bonne organisation ne se fait pas en un jour et il est nécessaire de s’imprégner de quelques conseils de vie afin d’optimiser son temps.

 

7. La mise en place des routines

Les routines permettent de mieux s’organiser et d’être plus efficace. D’abord parce que vous ne vous posez plus la question de ce que vous devez faire, vous le faites. Ensuite parce que cela permet une gestion du stress efficace. Enfin, car vous faites ce que vous devez faire, au moment où vous devez vous atteler à la tâche (notifications de courriels spécifiques, vaisselle après chaque repas, tâches ménagères le mercredi matin…).

Être plus performant permet de consacrer votre temps à ce qui vous importe, et non à la planification de ce que vous devrez faire dans tous les cas.

 

8. Chaque objet à sa place pour s’organiser au quotidien

Une autre méthode pour gagner un temps précieux et ne pas succomber aux voleurs de temps consiste à ranger chaque chose à sa place. Qu’il s’agisse de boîtes, de pochettes, de trousses, essayez autant que faire se peut de déterminer un rangement pour chacun des objets qui vous entourent (et est plus particulièrement vrai concernant vos clefs ou encore votre portefeuille).

Cela vous permettra d’être plus zen et moins stressé, surtout dans les cas d’urgence.

 

9. La déconnexion

Apprendre à mieux gérer les notifications, cela est indispensable, car il s’agit là de distractions chronophages. 

Dans l’idéal, elles doivent être désactivées pour toutes les sollicitations non essentielles (Facebook, Instagram, tweeter…). Celles-ci ne seront consultées qu’une fois par jour. 

Cela vous permet d’être mieux concentré sur la tâche que vous êtes en train de faire. Ainsi vous ne succomberez pas aux interruptions et aux distractions. 

Savez-vous que votre cerveau a en moyenne besoin de 20 min pour se reconcentrer sur une tâche qu’il était en train de faire ?  Lui oui. Alors, résistez au maximum aux voleurs de temps environnant.

 

10. L’équilibre personnel

La pratique d’une activité physique, le fait de sortir entre amis, les vacances en famille et les moments passés auprès de ses proches sont essentiels à l’épanouissement personnel. 

Le respect de votre horloge biologique, l’écoute de votre corps, la prise en compte des intuitions, la méditation ou encore la pratique de yoga. Il existe de nombreuses considérations en dehors du cadre professionnel et personnel que vous devez prendre en compte ! 

Il s’agit de prendre soin de votre personne, et de lui conférer les meilleurs soins qu’il soit. L’objectif est d’être bien dans sa tête, de se sentir bien dans son corps « un esprit sain dans un corps sain » et donc de gagner en productivité grâce à une organisation optimisée.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.