Ranger son bureau : 15 conseils pour plus de sérénité et gagner du temps

Les papiers s’entassent sur votre bureau, et vous n’avez pas le temps de le ranger… bien que parfois vous trouviez le temps de vous atteler à la tâche, rien n’y fait : impossible de le garder en ordre. Qu’est-ce qui vous freine à ranger votre bureau ?

Peut-être la raison réside-t-elle dans le fait que vous ne savez pas comment ranger efficacement votre bureau. 

Dans cet article, il s’agit d’aborder l’organisation de votre environnement de travail, puis de « passer aux choses sérieuses » en s’attaquant au bureau lui-même. 

Cela présente de nombreux avantages que nous allons vous expliquer.

 

Les avantages du rangement de bureau

Ranger son bureau présente le double avantage de réduire le niveau d’anxiété de la personne qui devient ordonnée, et de faire gagner un temps précieux. Lorsque vous ne cherchez pas, vous êtes de facto plus efficace.

 

Ranger son bureau pour réduire l’anxiété

En 2010, les chercheuses, appelées Darby Saxe et Rena Repetti, ont publié une étude qui montre que les femmes confrontées au désordre ont un niveau de bien-être moins important et présentent un taux de cortisol plus élevé.

Ces résultats concordent avec ceux de l’Université du Nouveau-Mexique publiés en 2016. Le désordre a un impact négatif sur notre niveau de bien-être.

L’organisation (pensez à la méthode NERAC) ainsi que le rangement de l’espace de travail permettront d’améliorer votre concentration et votre efficacité au quotidien.

Selon l’Institut d’études Sociovision, qui a réalisé une enquête pour le compte de l’Union nationale des industries de l’Ameublement français, « le rangement est associé au bien-être pour près de la moitié des Français sondés (46%) ».

 

Gain de temps 

Cette même enquête a notamment indiqué que « 87% des Français déclarent se sentir beaucoup mieux après avoir rangé, dont 32% évoquent un gain de temps dans la mesure où ils retrouvent plus facilement leurs affaires ». 

Dans ce contexte, on comprend donc l’importance du rangement puisque dans la mesure où vous arrêtez de chercher vos affaires, cela vous fait gagner du temps… et beaucoup d’énergie !

Alors vive le rangement ?

 

L’environnement du bureau 

Avant de passer aux choses sérieuses (le rangement), voici quelques conseils d’aménagement.

 

Où installer mon bureau ?

Dans un premier temps, vous pouvez acquérir du mobilier de bureau professionnel. Il peut s’agir d’un bureau d’angle (pratique), d’un bureau blanc (épuré), d’un bureau ergonomique, d’un bureau haut (si vous êtes grand), d’un bureau de direction, d’un bureau moderne ou d’un bureau classique, d’un bureau de secrétaire, d’un bureau professionnel, d’un bureau informatique… un bureau pas cher et d’occasion peut facilement s’acquérir ! 

Ensuite, cela va de soi que votre nouveau bureau doit être installé loin de la chambre d’enfant, qu’il faudra optimiser l’espace et trouver des solutions de rangement.

 

La décoration et les accessoires de bureau

La dimension décorative est d’une importance capitale pour gagner en productivité. Style scandinave, bibliothèque en bois massif, paniers de rangement, pots décoratifs, installez des aménagements esthétiques… il y en a définitivement pour tous les goûts. 

Au travail, mais surtout lorsque vous travaillez, l’installation d’un coin bureau est essentielle. Cet endroit doit refléter qui vous êtes, dans la mesure où vous serez le (la) seul(e) à y avoir accès.

La décoration vous permettra de vous sentir à l’aise et d’augmenter votre productivité. L’idée est de personnaliser cet « espace personnel » à votre goût. 

Vous pouvez également accrocher quelques photos ou des cartes à l’aide d’autocollants, écrire des citations motivantes sur des post-it ou mémos, et garder de côté quelques carnets (pour vos moments d’inspiration), bloc-notes et installer un sous-main avec des pots à crayons.

 

Ranger son bureau : les câbles informatiques

Les câbles informatiques, ce n’est pas présentable. Il existe des structures spéciales permettant de les dissimuler. L’objectif ? Ne pas les piétiner, ne pas les emmêler, et garder votre espace esthétiquement agréable à regarder…

 

Les modes de rangement

Un conseil très important inspiré de la spécialiste en la matière Marie Kondo. Il ne doit quasiment y avoir rien du tout sur le dessus (le plateau) de votre bureau. Tout doit être rangé dans des tiroirs ou placards. Seul notre ordinateur peut être présent. 

Les tiroirs intégrés à votre bureau peuvent accueillir vos trombones, punaises, agrafeuse, perforatrice, enveloppes, etc. Il est nécessaire d’avoir à disposition un tel matériel, régulièrement utilisé.

Un caisson de rangement peut s’avérer être d’une grande utilité dans le cas où votre bureau est exempt de tiroirs. Celui-ci contient généralement des dossiers suspendus, pratiques et faciles d’accès. Vous pouvez également utiliser des paniers en osier, à l’intérieur des blocs en bois. 

Un placard ou une armoire métallique avec des portes coulissantes peut s’avérer utile pour stocker les dossiers importants et les classeurs de rangement. Un tel meuble peut également être stocké près de l’imprimante, voire contenir celle-ci.

 

L’imprimante

L’imprimante n’est pas nécessairement sur le bureau, cela dépend de la fréquence à laquelle vous l’utilisez. Elle peut par exemple être située près de la machine à café. Cela vous donne une bonne excuse pour faire une pause de 5 minutes. Si vous travaillez à domicile, il sera important de lui trouver un espace pratique.

 

L’importance des étagères pour ranger son bureau

Au-delà d’être esthétique, une étagère est un gain de place. Livres, porte-documents, décoration personnalisée, dossiers à portée de main… l’étagère permettra de désencombrer votre bureau.

 

Le pot à crayons pour ranger son bureau

Noter, noter, noter, cela est d’une importance capitale, malgré l’importance des outils informatiques. Il existe de jolis pots à crayons que vous pouvez vous procurer (il peut aussi s’agir de contenants pour la nourriture, recyclés…) crayons, stylos, crayons de couleur, surligneurs. Pour ce qui concerne la paire de ciseaux ou encore la gomme, le cutter et le scotch, ils peuvent être rangés dans un pot distinct, car ils sont moins utilisés.

 

La lumière

Un bon éclairage est indispensable pour travailler dans de bonnes conditions. Le bureau doit être idéalement situé près d’une fenêtre, située sur le côté. Les reflets du soleil pouvant être gênants si celle-ci est située dans votre dos.  

Pour ce qui concerne l’éclairage artificiel, celui-ci doit être à votre convenance. Certains préfèrent de forts éclairages, d’autres préféreront un éclairage doux et plus « naturel ».

 

La poubelle

La poubelle doit être située sous le bureau et permet de ranger au fur et à mesure, car vous n’avez plus d’excuse pour garder ce qui est à jeter ! Vous pouvez également vous procurer un broyeur (destructeur de papier) dans le cas où vous travaillez sur des dossiers sensibles.

 

Le fauteuil de bureau

Compte tenu du fait que vous êtes probablement assis autant de temps que vous dormez (voire davantage) la chaise de bureau doit être un bon investissement. À l’instar de votre matelas pour prendre soin de la qualité de votre sommeil. Celui-ci doit être à la fois ergonomique et confortable. Il s’agit de votre santé, et vous vous devez de la chérir.

 

L’organisation de votre travail

L’organisation de votre travail vous permettra de procéder à l’organisation de votre espace de travail. Ces deux aspects sont indissociables. Vous pouvez donc commencer par mettre à jour un agenda électronique et à l’installer sur le bureau de votre ordinateur afin de visualiser vos objectifs chaque semaine.

 

Quels conseils de rangement pratiques ? 

Ranger, c’est se libérer, oui, mais comment ranger ?

 

L’importance du tri pour ranger son bureau

« Jeter, c’est se libérer l’esprit… » Tout ce qui concerne les rapports, mais également les devis, et les factures, ainsi que les cahiers raturés, vous pouvez mettre à la poubelle ! Les anciens dossiers dont vous ne parvenez pas à vous séparer, les stylos qui ont des difficultés à fonctionner, ou encore les dépliants que vous n’avez jamais eu le temps de lire : jetez !

 

Chaque chose à sa place

Ce conseil est indispensable pour l’organisation de votre intérieur en général et valable en ce qui concerne votre bureau. Les objets n’ont pas une place aléatoire. Celle-ci est pensée en fonction de sa fréquence d’utilisation, de son importance, et de sa taille. Un lieu de rangement doit être assigné pour chacun des objets.

 

L’organisation des papiers administratifs 

Tout d’abord, il est important de créer un lieu/une place dédiée au rangement des papiers administratifs. Ensuite, il est nécessaire de prendre de bonnes habitudes pour ne pas se sentir envahi (et contribuer à son bien-être…)

Vous pouvez classer vos documents en trois catégories.

1. ceux qu’il faut lire (courrier),
2. ceux qu’il est nécessaire de traiter (facture),
3. et ceux qu’il faut conserver et donc classer (reçus, AR…).

De temps en temps, par exemple une fois par semaine, le vendredi, vous pouvez trier ce classeur ou cette boîte.

 

Ranger son bureau régulièrement

Afin de garder un joli bureau en bois bien ordonné, vous pouvez vous inspirer de la règle des deux minutes, expliquée dans Getting Things Done de l’auteur David Allen. Prenez deux minutes en fin de journée pour ranger votre espace de travail. Vous pouvez remettre les stylos et les surligneurs dans le pot à crayons, fermer les blocs-notes et les positionner à la verticale, jeter ou laver vos tasses de thé/café/verres d’eau. 

Cela vous prend moins de deux minutes, et vous permet surtout de retrouver un espace agréable le lendemain matin. 

Aussi, cela s’avère d’une importance notable en termes d’organisation. Ce n’est pas parce que vous êtes organisé aujourd’hui que vous le serez demain. 

Il faut donc développer de bonnes habitudes afin de rester ordonné : « selon une récente étude en psychologie du University College London, il semble que le chiffre magique soit soixante-six, donc un peu plus de deux mois de répétitions quotidiennes » pour développer une habitude.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.