Classement de documents : les 5 meilleurs outils les plus pratiques

La classification de documents est l’ensemble des activités qui consistent à traiter de façon automatique et spontanée toutes les ressources documentaires. De nos jours, la forme manuelle du classement des documents tend à disparaître à cause de la numérisation. Tout simplement parce qu’il y a de plus en plus de choses à gérer. Par exemple, les images et les vidéos pour ne citer que ceux-là. 

En effet, avoir une bibliothèque physique où l’on range ses différents documents n’est pas une mauvaise idée. Bien au contraire, c’est une bonne idée, car nous avons besoin de ranger nos devis, nos factures, nos contrats, etc. Pour les chefs d’entreprise par exemple, il est nécessaire d’avoir au niveau des ressources humaines les CV des employés. C’est juste un exemple parmi tant d’autres. Il est donc important d’avoir des documents à ranger à un endroit, soit au boulot soit à la maison.  

Avec la numérisation des données, il est également bon d’avoir un endroit (base de données) où faire la catégorisation documentaire. Ici, l’avantage est d’avoir la capacité de stocker une importante quantité de données en un rien de temps. Et si vous travaillez à distance avec des gens, ceux-ci seront en mesure d’accéder facilement à ces données. Cette forme de classification facilite donc la communication.

Dans cet article, vous découvrirez 5 meilleurs outils de classement de documents les plus pratiques.

 

1 – Gérer les documents électroniques avec l’application Dokmee

Pour gérer efficacement vos documents électroniques, vous pouvez utiliser Dokmee. En effet, cette application fait partie des meilleures applications capables de garantir la sécurité de vos données. L’utilisation de cette application n’est pas du tout difficile. Pour commencer, téléchargez vos documents ou vos différents fichiers sur la plateforme Dokmee. Ensuite, vous pouvez commencer à faire leur classification selon leurs types et leurs catégories. 

Utiliser Dokmee pour la classification des documents possède de nombreux avantages. Parmi ces avantages, nous pouvons citer :

• la sécurité de vos données,
• la facilité de numérisation des données, 
• l’accès facile à beaucoup d’utilisateurs,
• le partage des données et de vos documents, 
• la possibilité d’ajouter des documents via vos mails,
• le partage des documents, des images, des photos, etc.

Dokmee vous permet également d’avoir un important flux de travail, que ce soit sur votre téléphone portable ou sur votre ordinateur. C’est une application disponible en essai gratuit et en mode payant. Lorsque vous passez à la version payante, vous avez de nombreux avantages comme :

• un accès rapide à vos différents dossiers,
• le partage et la communication en temps réel des documents ou des dossiers, etc.

 

2 – Partager vos documents avec HighTail

La classification de documents implique aussi le stockage et le partage de ces documents. Pour gérer efficacement vos documents numériques, vous pouvez utiliser HighTail. C’est dans le monde professionnel et, plus précisément, dans le domaine du marketing, que vous pouvez le mieux apprécier l’utilité d’HighTail. Il aide les différentes équipes sur le terrain à partager des documents de grandes tailles, des vidéos, etc.

Avec cette application, vous n’avez pas besoin de télécharger vos différents fichiers ou vos différents documents avant de les lire. HighTail vous donne la possibilité de recevoir des courriels et de les stocker en temps réel. Vous pouvez également recevoir des vidéos que vous pouvez sauvegarder comme étant des fichiers importants. Et dès que vous en aurez besoin, vous pouvez retrouver ces fichiers sans grande difficulté. 

HighTail vous donne la possibilité non seulement de classer vos documents, mais vous permet également de conserver les commentaires. Lorsque vous partagez des documents avec vos partenaires, après lecture ceux-ci peuvent émettre des commentaires. Conserver ces commentaires va vous permettre de prendre en considération leurs remarques à l’avenir. Cette application possède également de nombreux avantages surtout pour ceux qui doivent gérer, par exemple, des clients. Voici deux avantages de cette application :

• la sécurité des données de vos clients ou de vos partenaires,
• la facilité de lire un document partagé.

Il existe une version gratuite de cette application ainsi qu’une version payante. Essayez HighTail et appréciez par vous-même la capacité de classement de vos différents dossiers.  

 

3 – Effectuer avec facilité la gestion de vos documents avec Microsoft SharePoint

De nos jours, l’on ne se contente plus de la classification des documents, mais de la collaboration, de la communication. Pour mieux expliquer, il ne s’agit plus de classer simplement les documents dans un endroit donné, mais de faire deux choses en même temps : classement de données et collaboration en direct avec son équipe. 

Microsoft SharePoint est l’exemple parfait qui possède une double fonctionnalité, la collaboration et l’organisation de fichiers. En effet, Microsoft SharePoint est un logiciel utilisé le plus souvent par les entreprises. Il permet aux différents membres d’une même entreprise de gérer efficacement leurs rapports tout en favorisant la communication. Cette application permet donc au personnel d’entreprise de partager et de stocker leurs différentes tâches ou leurs projets. 

Par ailleurs, Microsoft SharePoint est une plateforme web qui aide à améliorer la productivité et l’efficacité d’un personnel. Cette plateforme a révolutionné la façon de voir et de comprendre le stockage et le classement des documents des entreprises. Même si c’est une plateforme intranet, elle garantit la sécurité de ses utilisateurs tout en protégeant leurs données et leurs informations.    

Voici quelques avantages de Microsoft SharePoint. Il permet de :

• conserver tous les documents partagés par l’entreprise 
• faciliter le partage les travaux des différents collaborateurs,
• personnaliser les documents,
• classer les documents par date et par auteur,
• enregistrer toutes les informations individuelles ou non, 
• mettre à jour des données, etc.

Cette plateforme renferme beaucoup d’applications qui facilitent son utilisation. Et quand une entreprise souhaite ajouter d’autres fonctionnalités, elle peut le faire facilement. Elle peut ajouter, par exemple, des applications de calendriers, de planning de travail pour faciliter la productivité de ses utilisateurs. 

 

4 – Signer facilement vos documents avec Eversign

Pour rendre un document authentique, il est important de le signer avant de l’adresser à une personne. Avec les exigences du travail à l’heure actuelle, envoyer des papiers pour signature n’est pas une bonne idée. Alors que faire ?

Lorsque vous travaillez avec des personnes distantes de vous, la solution la plus rapide pour leur faire signer un papier c’est Eversign. Cet outil de travail et de stockage de vos données vous donne la possibilité de créer votre signature. 

Une fois que vous avez votre signature, vous pouvez également conserver tous vos documents signés avec les personnes concernées. Eversign vous permet aussi d’avoir tous vos documents en attentes de signature enregistrés et sauvegardés. Cela vous donne une vue générale sur la gestion de vos contrats ou de vos services mensuels ou annuels. C’est un moyen efficace d’effectuer le classement des documents urgents et confidentiels. 

Lorsque vous utilisez Eversign, vous perdez moins de temps sur certains dossiers qui nécessitent forcément l’intervention ou la signature de quelqu’un d’autre. Voici 5 avantages de l’utilité de l’outil Erversign. Il s’agit de :

• faciliter la centralisation des documents,
• sécuriser les documents,
• éviter des pertes de temps,
• éviter les contacts surtout en ce temps de Covid,
• faciliter le flux de travail, etc.

 

5 – Utiliser Google Drive pour gérer gratuitement vos documents numériques

Google Drive est un outil qui permet de stocker gratuitement des documents. Avec cette application, vous pouvez créer tous les dossiers et fichiers possibles. Pour des personnes qui doivent organiser leurs différentes tâches, c’est un excellent outil de communication. Lorsque vous créez des documents, vous pouvez aussi les partager avec d’autres utilisateurs. Ce qui facilite le travail efficace, surtout pour les petites entreprises. 

C’est un outil de gestion du personnel et de contrôle de la productivité. En effet, vous pouvez y créer, pour tous vos employés des dossiers que vous partagerez avec eux. Et chaque jour, ces employés doivent y remplir les objectifs quotidiens qu’ils ont atteints. Cela pourra vous permettre de suivre leurs performances. 

Pour des gens multitâches, Google Drive peut devenir leur base de données où ils peuvent faire le classement des documents. Google Drive est une solution gratuite pour les petites entreprises et pour les personnes multitâches. Il peut non seulement vous servir de base de données, mais également permettre d’augmenter la productivité.

 

Ce qu’il faut savoir sur le classement de documents

Le classement de documents peut devenir un réel problème chez des personnes qui doivent ranger manuellement des milliers de dossiers. Cela peut faire perdre énormément de temps. Cependant, avoir un endroit pour ranger certains papiers ou documents n’est pas un problème. D’ailleurs, c’est une chose normale et indispensable pour conserver certains documents précieux. Toutefois, avec les outils de stockage en ligne, vous pouvez réussir à classer, stocker et sécuriser vos documents numériques. Et ce, même si certains sont payants. 

Toutefois, il existe également d’autres moyens de classer des documents que nous n’avons pas abordés dans cet article. Il s’agit des moyens de classement des documents tels que :

• les supports DVD, 
• les disques durs externes,
• les clés USB, etc.

En effet, ces moyens de stockage ne sont pas exclus de la liste, mais leur utilisation peut parfois ralentir la productivité d’un groupe. Par exemple, un virus pourrait détruire les fichiers stockés sur ces supports. Ces supports pourraient aussi, avec le temps, se détériorer. Utiliser personnellement ces supports est normale, mais il faut rapidement penser à utiliser des outils adéquats.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.