Organiser et planifier le travail de son équipe : 12 conseils et 5 outils

Le travail en équipe fait rêver lorsque tout se passe bien. Le manager peut déléguer et les équipes, qui ont l’autonomie suffisante et le sens des responsabilités, se mettent en dynamique pour atteindre les objectifs. Mais pour que tout se déroule au mieux, l’organisation de son équipe est centrale. Ceci nous amène à nous questionner sur comment organiser et planifier le travail de son équipe ?

La répartition de la charge de travail entre les collaborateurs est une tâche qui incombe au manager. Il devra s’assurer que toute l’équipe a bien compris quel est l’objectif. Il s’assurera aussi que tous les individus se soient mis en dynamique pour atteindre cet objectif. Enfin, il donne un rôle à chacun pour que chaque individu trouve sa place.

Il est donc nécessaire de définir précisément les tâches, de procéder à leur planification, d’optimiser leur mise en place grâce aux ressources matérielles et humaines afin de faciliter le travail des collaborateurs. De nombreux outils favorisent la mise en place des projets au sein de l’équipe.

 

Les conseils permettant à votre équipe à mieux gérer la charge de travail qui lui incombe 

Afin d’évaluer la charge de travail, vous devez connaitre la capacité de travail ainsi que la capacité technique de vos collaborateurs, mais également leurs limites. Cela vous permettra de définir les objectifs puis de procéder à une planification élaborée en fonction de ces données, et de réaliser un suivi du travail des collaborateurs afin d’optimiser leurs ressources et de réorienter si besoin la stratégie établie.

 

1. Le mode de fonctionnement de l’équipe 

Avant toute chose, il est nécessaire d’analyser la dynamique de groupe et d’identifier les capacités de chaque collaborateur ainsi que la posture de l’équipe au sein de l’entreprise.

Par exemple, la GCA ou grille des compétences acquises permet d’établir de connaitre les compétences de chaque individu d’une équipe pour mieux savoir comment les utiliser.

Il s’agit de déterminer quelles sont les compétences acquises, quelles sont celles qui sont nécessaires, celles qui sont intrinsèques à chaque individu, ainsi que les compétences collectives.

 

2. L’importance de l’organisation et de la planification

L’organisation du projet est évidemment indispensable afin d’équilibrer la charge de travail. La planification permet en réalité de mettre en œuvre la coordination et le suivi des activités. Ainsi, est-il possible d’ajuster les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs et de tenir les délais.

Concernant la gestion du temps, il sera possible de mesurer la relation au temps des tâches à accomplir, de déterminer le temps passé à préparer et à assister aux réunions, à répondre au téléphone, de se rendre à un rendez-vous extérieur ou à un rendez-vous client. Cela vous permettra de réaliser des économies de temps et d’adapter le planning au mieux, après avoir fait des réajustements individuels quant aux rôles de chacun.

 

3. Organiser et planifier le travail de son équipe : la planification 

La planification permet de fixer des objectifs. Ainsi, une fois que ceux-ci sont déterminés, il faut définir un plan d’action des tâches à réaliser, savoir comment les coordonner et les moyens nécessaires.

Le diagramme de GANTT est tout à fait pertinent dans cette situation. Il permet de savoir comment les tâches doivent se dérouler et où elles en sont. Au-delà de la matrice d’Eisenhower qui concerne la gestion des priorités, il faut connaitre le temps de travail nécessaire aux collaborateurs afin de mettre en place une organisation efficace, une stratégie de planification. Savoir organiser le temps de travail de chacun des collaborateurs est essentiel pour piloter un projet efficacement.

 

4. Les objectifs sont clairs et précis 

Cet aspect est souvent rappelé pour ce qui concerne les méthodes de management, parce qu’il est tout simplement indispensable. Les collaborateurs doivent comprendre le sens de ce qu’ils font. Le manager doit donc s’assurer que les équipes savent pourquoi ces objectifs sont en œuvre et comment les atteindre. Toutes les informations nécessaires doivent leur être diffusées. Cela leur permettra d’être relativement autonomes et de gérer efficacement la charge de travail qui leur est attribuée.

 

5. Organiser et planifier le travail de son équipe : la priorisation 

Le fait de prioriser permet de ne pas perdre du temps… et donc de l’argent ! Les tâches urgentes doivent être traitées en priorité. Les tâches urgentes doivent être distinguées des tâches importantes, peu urgentes, et peu importantes. Pour cela, la matrice d’Eisenhower est là encore un outil de management indispensable.

 

6. L’importance de la communication et de l’écoute

Développez la culture de la solidarité et de la bienveillance entre les collaborateurs, afin qu’ils vous fassent part de leurs difficultés et que vous puissiez agir en conséquence. 

Le but ? Gagner en productivité. 

Le manager peut d’appuyer sur le management situationnel afin de s’adapter à ses collaborateurs.

Il doit être en mesure de gérer les sollicitations et interruptions, mais également formuler correctement ses demandes et savoir dire « non », gérer le flux important d’e-mails, et procéder à la planification de réunions.

 

7. Savoir piloter l’activité

Il est tout à fait possible de piloter avec des tableaux de bord, et notamment grâce à des indicateurs de suivi. Pour cela, il est nécessaire d’élaborer un suivi des plans d’action individuels et collectifs, de suivre les actions dans le temps afin d’organiser des entretiens réguliers, de donner des feedbacks qui aident et en dernier lieu, d’encourager l’ensemble de l’équipe, quels que soient les résultats obtenus.

 

8. L’organisation temporelle 

Il est possible d’utiliser des outils de suivi du temps afin de comprendre quelle est la charge de travail des collaborateurs avec qui vous travaillez. Cela permet à chacun de savoir où il se situe. Dès lors que vos collaborateurs ont « la tête sous l’eau, » n’hésitez pas à mobiliser des ressources humaines pour alléger leur charge de travail.

 

9. Organiser et planifier le travail de son équipe : l’adaptabilité

Il se peut que l’agenda soit mal configuré si vous constatez que vos collaborateurs font sans cesse des heures supplémentaires. Il se peut que la charge de travail soit trop importante, que l’objectif soit trop ambitieux ou que les collaborateurs ne soient pas assez productifs lors de leur temps de travail imparti.

 

10. Évaluer la performance de l’intelligence collective

Il est nécessaire d’appréhender quels sont les temps de travail collectivement établis, d’évaluer les rôles de chacun des collaborateurs ainsi que leur motivation (existe-t-il des éléments perturbateurs ? Si oui, pourquoi ?) Il est également nécessaire de s’adapter à l’ancienneté des collaborateurs, et d’appréhender chacun des profils de ses collaborateurs dans le but de gagner du temps lors des différents feedbacks.

 

11. Faites le bilan

Le fait de dresser un bilan permet de réajuster, de s’adapter et de se réorienter. Les feedbacks sont essentiels dans la gestion de projet et permettent de s’améliorer pour le projet en cours, mais également les projets à venir.

 

12. Organiser et planifier le travail de son équipe : un stress positif

Quelles sont les sources de stress ?  Naturellement, il s’agit des imprévus, des activités chronophages, c’est-à-dire consommatrices de temps, d’un mauvais usage des technologies ainsi que d’une mauvaise organisation du travail. L’une des stratégies permettant de mieux planifier son travail serait de multiplier par deux le temps imparti.

La charge de travail a beau être importante en raison d’un objectif déterminé par la direction, vos collaborateurs n’y sont pour rien. Alors inutile de reporter la pression que vous subissez. Cela ne sera que contreproductif. 

Toutefois, l’Université de Californie a mené des expériences sur des rats et montré « que l’exposition à un stress aigu augmentait le nombre de cellules souches neurales dans le cerveau, facilitant l’adaptation de l’animal aux environnements changeants ». Le stress n’est donc pas à proscrire complètement, car il serait parfois nécessaire pour motiver vos collaborateurs.

 

Les outils d’organisation d’équipe 

Sans surprise, il existe donc de nombreux outils permettant de gérer au mieux les projets.

 

1. Organiser et planifier le travail de son équipe : l’importance de l’agenda 

La tenue et la mise à jour d’un agenda permettent de respecter les échéances. Chaque collaborateur aura la possibilité de partager celui-ci et de tenir ainsi informé son supérieur hiérarchique de ses avancées. Vous pourrez y noter les réunions (récurrentes ou non). Aussi, privilégiez un agenda électronique.

 

2. Les outils de création et d’assignation des tâches

Le rôle du chef de projet est de créer des tâches, de fixer de nombreux délais et d’assigner des personnes à celles-ci. L’ensemble des tâches est évidemment visible sur un planning régulièrement mis à jour et permettant de connaitre l’état d’avancement du projet. Ainsi la collaboration est facilitée au sein de l’équipe : pour cela, faites des « to-do lists » et mettez-la à jour.

 

3. Les outils de partage de documents

Il est possible (désormais) pour les collaborateurs de travailler efficacement sur un seul et même document en direct ! Ce système révolutionnaire doit être utilisé dans la pratique pour gagner en productivité.

 

4. Les outils de communication

Slack, e-mails, flux d’informations entre collaborateurs, chats, retours rapides, félicitations, etc. Rien de mieux qu’un mode de communication efficace pour motiver l’ensemble des équipes. Vous travaillez ainsi en toute tranquillité et pouvez faire preuve de flexibilité, de rapidité et d’efficacité !

 

5. Organiser et planifier le travail de son équipe : les outils de suivi

L’outil de suivi permet de connaitre l’état d’avancement des projets et d’appréhender les performances des équipes. Est-ce que la charge de travail des collaborateurs est trop importante ? Un tel outil vous permettra d’être réaliste quant au temps nécessaire, à la difficulté rencontrée, en fonction des ressources humaines, matérielles et surtout financières.

 

Les formations pour organiser et planifier le travail de son équipe

Il existe de nombreuses modalités pédagogiques permettant d’organiser le travail collectivement, de piloter des projets, d’accompagner ses collaborateurs, et de savoir déléguer et aussi responsabiliser les employés. 

En e-learning ou en présentiel, ces formations permettent de savoir comment planifier son travail, apprennent à fixer des objectifs aux collaborateurs, et à fixer des objectifs réalistes et de les définir en termes de temporalité. 

De plus, elles enseignent aux managers les différents modes d’organisation en ce qu’elles permettent de savoir organiser le quotidien des équipes.

Terminons par une citation de Marc Zuckerberg pour s’assurer de bien organiser et planifier le travail de son équipe.

« Une règle simple pour vraiment changer les choses, c’est de commencer toujours par le plus simple, et non par le plus difficile. Parce que c’est la meilleure manière de progresser rapidement. »

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Gestion du Temps

Je vous aide à développer vos compétences en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.